Limpeza de janelas sem software de escritório: agendamento e planeamento de percursos no telemóvel

Não precisa de um coordenador. Precisa de um software à medida do negócio que realmente gere.

Em todas as empresas de limpeza de janelas em crescimento, chega um momento em que o proprietário pesquisa no Google «melhor software de agendamento para limpeza de janelas», encontra o Jobber ou o Housecall Pro e inscreve-se, pensando que o problema está resolvido. Seis meses depois, metade dos trabalhos continua a ser confirmada por mensagem de texto, a aplicação fica aberta num telemóvel que ninguém tem tempo de atualizar a meio da entrada da garagem e o proprietário pergunta-se silenciosamente por que razão está a pagar 50 a 80 dólares por mês por algo que, na verdade, não está a gerir o seu dia-a-dia.

Para ser justo, esta não é realmente uma história sobre qual das aplicações é pior. O Jobber e o Housecall Pro são produtos reais e que funcionam. O problema não é que não funcionem, é que não foram concebidos para uma equipa desta dimensão.

Mas «arranjar software a sério» e «arranjar software de escritório» não são a mesma solução. E para uma equipa de limpeza de janelas com 1 a 3 camiões, a segunda opção tem os seus próprios problemas.

Por que razão o software de escritório é a solução inadequada

A limpeza de janelas é um setor genuinamente composto por pequenos operadores. Existem 35 344 empresas de limpeza de janelas nos EUA, e o setor é «altamente fragmentado, sem que nenhuma empresa detenha mais de 5% do mercado» (IBISWorld). Não existe nenhum operador dominante a gerir tudo a partir de um centro de atendimento. Trata-se, na sua maioria, de equipas com um a três camiões, o que significa que o proprietário é normalmente também o responsável pela programação, pelo planeamento de percursos e pela pessoa na escada.

O Jobber e o Housecall Pro não foram concebidos para esse tipo de pessoa. Foram concebidos para empresas com um representante de atendimento ao cliente a receber chamadas e um despachante a planear o percurso, e essa incompatibilidade é visível em todo o lado:

• A tarifação por licença penaliza o crescimento. Basta adicionar um ajudante a tempo parcial ou um segundo camião para ter de pagar por mais uma licença só para lhes dar visibilidade sobre a rota do dia: 29 dólares/mês por utilizador extra no Jobber, 35 dólares/mês no Housecall Pro, assim que exceder o número de licenças incluídas no seu plano. O momento exato em que mais precisas que todos consultem a mesma agenda é o momento em que tudo fica mais caro.
• Uma semana de configuração antes de ter agendado um único trabalho real. Importar clientes, criar um catálogo de serviços, configurar regras de preços e automatizações. A maioria dos proprietários não tem uma semana livre para tarefas administrativas na primavera, que é exatamente quando se inscreveram.
• Concebido para uma transferência de tarefas que não existe. Chega um trabalho, um representante de atendimento regista-o, um coordenador atribui-o a um técnico. Quando és tu o representante de atendimento, o coordenador e o técnico, essa transferência de tarefas resume-se a cliques adicionais a falares contigo próprio.
• Existem lacunas reais entre o produto para computador e o telemóvel que tens na mão. Os críticos referem dificuldades reais na alternância entre a aplicação web e a aplicação móvel do Jobber, e queixas mais específicas sobre a aplicação móvel do Housecall Pro, que trava ou perde funcionalidades após as atualizações, obrigando alguns utilizadores a voltar ao computador mesmo a meio de um serviço. A aplicação do Jobber é geralmente considerada a mais fiável das duas, mas nenhuma delas foi concebida a pensar primeiro nos dispositivos móveis.
• Um custo mensal fixo num negócio sazonal. Estás a pagar os mesmos 39-79 dólares por mês num janeiro mais calmo do que num maio movimentado, quando o software não está a fazer nada de mais por ti nos meses em que menos precisas dele.
• Um excesso de funcionalidades que esconde o único botão de que realmente precisas. Pipelines completos de CRM, automação de marketing, processamento de salários. Tudo o que querias esta manhã era saber «para onde vou a seguir».
• Isso apenas desloca o problema de «só uma pessoa saber» para outro lugar. Alguém ainda tem de ser a pessoa que sabe como criar um modelo de tarefa recorrente ou gerar um relatório. O mesmo problema do «ponto único de falha» surge novamente, só que por trás de um login, em vez de estar à vista de toda a equipa.

Nada disso faz do Jobber ou do Housecall Pro maus produtos. Ambos, para seu crédito, facilitam a exportação dos teus próprios dados de clientes e trabalhos, caso alguma vez decidas sair. O que os torna de dimensão inadequada: concebidos para uma empresa com mais funções do que uma equipa de 1 a 3 camiões realmente tem.

O que um limpador de janelas a solo ou com uma equipa pequena realmente precisa

Reduzir ao essencial do dia-a-dia:

• Um calendário que todos os membros da equipa possam ver a partir do seu próprio telemóvel, e não apenas a partir da única aba do navegador aberta no computador da loja, para que ninguém fique à espera de quem estiver sentado naquela secretária.
• Trabalhos recorrentes que se repitam de facto, para que um cliente habitual permaneça na agenda sem que seja necessário reescrevê-la a cada ciclo.
• Um mapa dos trabalhos de hoje, para que a equipa (ou o proprietário) possa ver onde tudo se encontra num relance.
• Fácil reprogramação, porque uma terça-feira em que chove não deve implicar uma hora de reajustamento manual.
• Um local onde os clientes e o histórico de trabalhos coexistem, para que à pergunta «Ainda vem hoje?» haja uma resposta concreta e rápida.

O que a ToolBerry faz realmente aqui

Eis a versão concreta, comparada com o que foi efetivamente lançado, incluindo dois aspetos sobre os quais queremos ser precisos, em vez de exagerar na promoção.

• Um calendário em tempo real concebido para o telemóvel que tem na mão, não para o separador do computador na loja. Cada trabalho é agendado num único calendário partilhado que toda a equipa pode ver a partir do seu próprio telemóvel, sem ter de alternar entre um painel de controlo na Web e uma aplicação móvel que perde funcionalidades assim que é atualizada.
• Trabalhos recorrentes semanais e mensais que se mantêm efetivamente ativos. Basta definir uma vez que um cliente tenha um trabalho recorrente semanal ou mensal, e o sistema continua a gerar trabalhos na data prevista. Não desaparece silenciosamente quando a página do calendário avança, como acontece com um calendário em papel.
• Um mapa dos trabalhos do dia. O ToolBerry mostra cada trabalho agendado como um marcador num mapa para um determinado dia, para que possa ver como se apresenta o dia antes de sair de carro e tocar para navegar até qualquer um deles através da aplicação «Mapas» do seu telemóvel.
• Clientes e locais num único local, pesquisáveis a partir de qualquer telemóvel da equipa, sem precisar de uma prancheta, de uma conversa por mensagens nem de uma folha de cálculo que alguém se esqueceu de atualizar.
• Sem tempo de configuração. Sem importações, sem criação de automatizações. Adicione um cliente, agende um trabalho e já está a utilizá-lo.

Duas coisas que não vamos exagerar:

Primeiro, atualmente a recorrência é semanal ou mensal. Muitos serviços de limpeza de janelas funcionam em ciclos de 6 ou 8 semanas, e ainda não há forma de definir um intervalo personalizado como esse. Por enquanto, um cliente com um ciclo de 8 semanas implica remarcar manualmente a sua próxima visita de cada vez, em vez de o sistema o fazer automaticamente. Trata-se de uma lacuna real, não de uma funcionalidade oculta, e vale a pena saber disso antes de contar com essa funcionalidade.

Em segundo lugar, o ToolBerry ainda não otimiza a ordem das suas paragens por si. Mostra-lhe os trabalhos de hoje num mapa. Ainda não faz os cálculos do «caminho mais curto entre 12 casas» por si. O que o ToolBerry resolve é a falha mais comum: o plano existir apenas num único local, num único camião (ou numa conta de acesso que só o proprietário consulta), sem qualquer cópia de segurança.

Por que é importante

As empresas mais prejudicadas por uma ferramenta de dimensão inadequada são aquelas que crescem mais rapidamente: aumento de volume na primavera, uma segunda equipa, um novo cliente recorrente adicionado todas as semanas. É exatamente nesse momento que o preço por licença e o tempo de configuração do software de escritório começam a funcionar contra uma equipa em crescimento, em vez de a favor dela. Um novo camião significa uma nova licença paga, precisamente quando a programação mais precisa que todos estejam em sintonia. Uma ferramenta que simplesmente mantém o plano do dia visível para todos, no telemóvel que já têm no bolso, resolve o problema que realmente custa dinheiro aos limpadores de janelas: a viagem para a casa errada, o horário com dupla marcação, a perda de um cliente recorrente, sem lhes pedir que se tornem uma empresa com um coordenador de que não dispõem.

As vantagens e desvantagens reais

• A recorrência é apenas semanal ou mensal, por enquanto. Se o seu negócio funciona em ciclos de 6 ou 8 semanas, terá de reprogramar manualmente essas visitas, em vez de as gerar automaticamente.
• Ainda não há otimização de percursos. Continuará a ser você a decidir a ordem das paragens. O ToolBerry mostra-lhe o dia, mas não organiza a sequência por si.
• Não é um processador de pagamentos. Cobras da forma como já o fazes; o ToolBerry mantém a agenda e a fatura em ordem, não processa o pagamento com cartão.
• O plano gratuito é para um único dispositivo. A sincronização em tempo real entre o teu telemóvel e o telemóvel de um membro da equipa é uma funcionalidade paga; na versão gratuita, fazes o backup através do teu próprio Dropbox.
• Ainda tens de confiar a tua rota a uma aplicação de telemóvel, o que é uma verdadeira adaptação se geres este negócio em papel há 15 anos. Não vamos fingir que essa mudança não é nada.

Como começar

1. Instala a aplicação. Instala o ToolBerry a partir da App Store ou do Google Play, ou acede a toolberry.net. Não é necessária nenhuma conta.
2. Adicione primeiro os seus cinco clientes mais frequentes, não todos. Para cada um, preencha a morada, as informações de contacto e quaisquer notas de acesso (código do portão, cão, preferência de ligar antes) que, de outra forma, teria num post-it ou na sua cabeça.
3. Agende os trabalhos reais desta semana para esses clientes. Se algum for um cliente habitual semanal ou mensal, defina o trabalho como recorrente, em vez de o voltar a adicionar manualmente no próximo ciclo.
4. Abra a visualização do mapa antes de sair da oficina, e não depois de já estar a conduzir, para que possa ver os trabalhos do dia organizados antes de se comprometer com uma encomenda.
5. Da próxima vez que chover, arraste os trabalhos desse dia para novos horários no calendário, em vez de ter de reorganizar a semana do zero. É nesse momento que a mudança se justifica.
6. Assim que os conceitos básicos se tornarem naturais, adiciona o resto da tua lista de clientes e começa a agendar manualmente os teus serviços regulares de 6 e 8 semanas, um ciclo de cada vez, até que os intervalos de recorrência personalizados estejam disponíveis.

Tem alguma dúvida?

Criámos o ToolBerry enquanto engenheiros em atividade e teremos todo o gosto em discutir se ele se adequa especificamente a uma pequena equipa de limpeza de janelas, incluindo exatamente em que ponto se encontram atualmente as funcionalidades de planeamento de percursos e recorrência. Contacte-nos através do e-mail contact@toolberry.net.

O ToolBerry é uma aplicação gratuita de gestão de serviços no terreno, com prioridade ao modo offline, destinada a pequenas empresas do setor dos serviços.

Leitura adicional

• Técnico de manutenção: das notas adesivas a um simples gestor de tarefas - o mesmo problema de «o papel falhar no momento errado», mas num ramo diferente
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• O ToolBerry é mesmo gratuito para sempre? A versão honesta sobre como o plano gratuito se mantém gratuito
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