¿Quién tiene el taladro? Cómo llevar un control de las herramientas de tu equipo de forma gratuita (2026)

Deja de comprar la misma herramienta dos veces.

Publicado en octubre de 2026.

La respuesta breve

Para llevar un control de tus herramientas, crea un registro para cada una y asigne su uso a una persona cuando salga del taller. A continuación, vuelve a registrarla cuando regrese. En ToolBerry, una aplicación gratuita de gestión de servicios de campo -que prioriza el funcionamiento sin conexión- para pequeñas empresas de servicios, puedes hacer esto con el plan gratuito. Cada herramienta conserva un historial completo de quién la ha tenido, y puedes pegarle una etiqueta con un código QR que abre el registro de la herramienta. No necesitas una aplicación aparte para el seguimiento de herramientas.

¿Por qué se siguen perdiendo las herramientas?

Imagina que son las 7:40 de un martes. Estás en el trabajo y el martillo perforador no está en la furgoneta. Alguien lo tenía el viernes. Nadie sabe a ciencia cierta quién.

Ahora tienes dos malas opciones: volver al taller o comprar otro por el camino.

No eres el único. En una encuesta de 2017 que la empresa de seguimiento de herramientas ShareMyToolbox realizó junto con la Construction Financial Management Association, la mitad de los contratistas afirmaron que no llevan ningún control de las herramientas pequeñas, y tres de cada cuatro sustituyen al menos el 30 % de sus herramientas cada año. La encuesta es antigua y procede de un proveedor, pero cualquiera que dirija un equipo conoce bien este patrón.

Algunas herramientas son objeto de robo. Pero muchas de ellas simplemente se quedan en la furgoneta equivocada, porque nadie anotó quién se las llevó.

¿No se lleva ya un control de esto con las aplicaciones de servicio de campo?

Hacen un buen seguimiento del equipamiento de tus clientes: la caldera de una casa, la bomba de una piscina. ToolBerry también lo hace. El seguimiento de las instalaciones y el equipamiento de los clientes para que no tengas que ir a ciegas en la próxima visita ya lo cubre.

Tu propio material es un problema diferente, y las grandes aplicaciones suelen dejarlo en manos de otros:

• Los usuarios de Jobber piden gestión de inventario en el propio foro de la comunidad de Jobber.
• Jobber, Housecall Pro y ServiceTitan se conectan a Ply, una aplicación de inventario independiente, para gestionar el stock de las furgonetas. Ply no tiene plan gratuito y su precio depende del número de furgonetas y almacenes que se gestionen.

Si gestionas una gran empresa con cientos de piezas por furgoneta, puede que merezca la pena una aplicación de inventario especializada como Ply. Si tienes un equipo de tres personas y veinte buenas herramientas, eso supone una segunda aplicación y una segunda factura por una simple pregunta: ¿quién la tiene?

¿Cómo funciona el seguimiento de herramientas en ToolBerry?

1. Añade la herramienta una sola vez. Asigna un nombre, un número de serie, una foto y las especificaciones relevantes. ¿Diez escaleras idénticas? Añádelas de una sola vez, cada una con su propio número y código de barras.
2. Indica dónde se guardan. Configura ubicaciones como el taller, una estantería o un camión. Incluso puedes colocar herramientas «dentro» de un camión, para saber qué se transporta junto.
3. Dale salida. Cuando el taladro salga, dáselo al miembro del equipo o a la obra, con una fecha de devolución si esperas que te lo devuelvan.
4. Regístrala a la entrada. Cuando vuelva, regístrala a la entrada. Eso es todo.

Cada registro de salida queda asociado a la herramienta. Abre el taladro y verás quién lo tiene ahora y todos los que lo han tenido antes.

¿Puedo poner una etiqueta en mis herramientas?

Sí. Imprime una etiqueta con un código QR o un código de barras para una herramienta o para todo un lote, y pégala. Escanea el código QR con la cámara del móvil y se abrirá esa herramienta en ToolBerry.

Tú eliges qué información aparece en la etiqueta: tamaño, nombre, número de serie, código QR o código de barras. La búsqueda también permite localizar una herramienta por su número de serie o código de barras, y un escáner de códigos de barras portátil puede introducir el código directamente en el cuadro de búsqueda.

Una etiqueta con una foto y el número de serie registrado también resulta útil en caso de que te roben una herramienta. Así tendrás toda la información que te pedirán en la denuncia policial y en la reclamación al seguro.

¿Puede ToolBerry recordarme que debo realizar el mantenimiento de mi propio equipo?

Sí. Un plan de mantenimiento programa el mantenimiento de tus propias herramientas, vehículos y equipos: cambios de cuchillas, aceite del generador, revisión de la bomba de la hidrolimpiadora. ToolBerry crea la tarea de mantenimiento cuando llega el momento.

Esto es independiente de los planes de servicio para los clientes. Sirve para mantener en buen estado tu propio equipo.

¿Cuánto cuesta?

El seguimiento de herramientas está incluido en el plan gratuito: los registros de herramientas, las salidas, el historial, las etiquetas, las ubicaciones y los planes de mantenimiento.

En el plan Pro, todo el equipo lo comparte. Cada miembro del equipo puede ver quién tiene qué desde su propio teléfono, y el registro se mantiene sincronizado para todos.

«Gratuito frente a Pro: la historia de ToolBerry y para qué sirve cada plan» ofrece la comparación completa.

Las ventajas y desventajas reales

• En el plan Free, el registro lo gestiona quien lo tiene. Normalmente, ese eres tú. El equipo solo ve el mismo registro en sus propios teléfonos en el plan Pro.
• La aplicación aún no escanea con su propia cámara. Escanea la etiqueta QR con la aplicación de la cámara del teléfono o utiliza un escáner de mano. Está previsto que se pueda escanear desde la propia aplicación.
• Aún no hay firma en el traspaso. Está previsto que se firme al cambiar de manos una herramienta.
• El seguimiento de las herramientas solo funciona si la gente las utiliza. El software es la parte fácil. El hábito es la parte difícil.

Cómo empezar esta semana

1. Elige tus 10 herramientas más caras. No todos los destornilladores. Las que duele tener que reemplazar.
2. Añádelas a ToolBerry con una foto y el número de serie.
3. Imprime las etiquetas y pégalas.
4. Establece una regla: una herramienta sale del taller tras registrarse su salida y vuelve tras registrarse su entrada.
5. Al cabo de un mes, revisa el historial. Verás qué herramientas se prestan más a menudo y quién las tiene prestadas durante más tiempo.

Añade más herramientas una vez que se haya consolidado el hábito.

¿Tienes alguna pregunta?

Si llevas un control de las herramientas de una forma en la que no habíamos pensado, nos gustaría que nos lo contaras: contact@toolberry.net.

Descarga ToolBerry desde la App Store o Google Play, o visita toolberry.net.

Más información

• Llevar un registro de las instalaciones y los equipos de los clientes para no tener que adivinar nada en la próxima visita: las unidades de los clientes, no tus propias herramientas
• Contratar a tu primer empleado: sacar el negocio de tu cabeza -poner por escrito lo que tienes en la cabeza
• Versión gratuita frente a Pro: la historia de ToolBerry y para qué sirve cada plan: qué incluye cada plan
• Lo que toda aplicación de servicio de campo realmente necesita (y lo que es solo un lastre): qué hay que buscar en una herramienta