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Vos données, votre espace de stockage : ce que signifie réellement la synchronisation « Bring-Your-Own-Storage » pour une petite entreprise

La plupart des applications vous permettent d'utiliser votre liste de clients. Très peu vous permettent de la conserver. Voici en quoi réside la différence, et pourquoi cela a de l'importance le jour où vous résiliez votre abonnement.

Par L'équipe Toolberry11 Temps de lecture :

La plupart des applications vous permettent d’utiliser votre liste de clients. Très peu vous permettent de la conserver. Voici en quoi réside la différence, et pourquoi cela a de l’importance le jour où vous résiliez votre abonnement.

Publié en septembre 2026.

La réponse en bref

Le « Bring-Your-Own-Storage » (BYOS) signifie que vos données professionnelles sont stockées sur votre téléphone et dans un compte cloud que vous possédez déjà, comme Dropbox, plutôt que sur les serveurs de l’éditeur du logiciel. Si vous résiliez votre abonnement, changez d’application ou si le fournisseur modifie ses tarifs, votre liste de clients reste où elle est. Personne ne peut vous empêcher d’accéder à vos propres données.

C’est tout l’intérêt. La suite de cet article explique comment cela fonctionne dans la pratique, y compris ses limites.

À qui appartient votre liste de clients aujourd’hui ?

Sur le papier, c’est vous. Dans la pratique, c’est celui qui détient la seule copie qui décide quand vous pouvez y accéder.

Imaginez que vous gériez une entreprise de lutte antiparasitaire avec un seul collaborateur. Six ans de clients, de carnets d’intervention, de codes d’accès et de notes du type « chien dans le jardin le mardi ». Tout cela saisi dans une application mensuelle.

Lisez les conditions d’utilisation de cette application et vous trouverez généralement deux phrases côte à côte. L’une précise que les données vous appartiennent. L’autre explique ce qui se passe si vous cessez de payer.

Voici comment deux des plus grandes applications de gestion des interventions sur le terrain le formulent, dans leurs propres termes :

  • Jobber : lorsque vous résiliez votre abonnement, à l’issue de votre période de facturation, « vous perdrez l’accès aux données de votre compte, y compris les clients, les missions, les factures et toute autre information stockée dans Jobber ». (Centre d’aide Jobber)
  • Housecall Pro : les données clients « restent la propriété du professionnel ». Ces mêmes conditions précisent également que « vous êtes seul responsable de la compilation et de la conservation d’archives permanentes de toutes les transactions et autres données associées à votre compte » (Conditions d’utilisation de Housecall Pro, dernière modification le 1er juillet 2026)

Aucune de ces dispositions n’est abusive. C’est simplement ainsi que fonctionnent les logiciels cloud. Vous êtes propriétaire des données, mais celles-ci sont hébergées sur leurs serveurs, et c’est à vous de récupérer une copie, selon leur calendrier.

Pouvez-vous réellement partir avec vos données ?

En partie. La plupart des applications cloud vous permettent d’exporter une ou deux listes. Presque aucune ne vous remet l’intégralité de votre activité dans un seul fichier.

Nous avons consulté les centres d’aide pour vous éviter d’avoir à le faire :

Ce que vous pouvez exporterCommentQui peut le faire
JobberClients (CSV ou vCard), ainsi que des fichiers CSV de rapports tels que les facturesEnvoyés par e-mail ; les fichiers CSV de clients peuvent contenir jusqu'à 1 500 lignes chacunLes administrateurs, et uniquement « sur certaines formules »
Housecall ProListes de clients et de missions (CSV)Envoyées par e-mailAdministrateurs uniquement
ToolBerryL'intégralité de la base de données dans un seul fichier, ainsi qu'un fichier CSV de n'importe quelle tableTéléchargement direct sur votre appareilTout utilisateur de l'application gratuite ; propriétaires et administrateurs de la version Pro

C'est au niveau des photos que les choses se compliquent vraiment. Jobber ne peut compresser les pièces jointes d'une note que « si celle-ci contient au moins cinq pièces jointes », une note à la fois (Centre d'aide Jobber). L'article de Housecall Pro consacré à l'exportation traite des clients et des interventions, sans mentionner du tout les photos ni les factures (Aide Housecall Pro).

Ainsi, « vous pouvez partir » signifie généralement « vous pouvez partir avec un tableau contenant les noms ». L’historique des interventions et les photos de ce chauffe-eau ont tendance à rester sur place.

En quoi cela importe-t-il si vous êtes satisfait de votre application ?

Parce que les conditions peuvent changer sans que vous n’ayez rien à faire.

Les prix des logiciels ne vont que dans un sens. Vertice, qui suit les dépenses auprès de 16 000 éditeurs de logiciels, a constaté que 73 % des fournisseurs de SaaS avaient augmenté leurs prix en 2023, l’inflation des logiciels s’élevant à 8,7 %, soit plus du double de l’indice des prix à la consommation de 3,2 % (CFO Dive, 14 novembre 2023).

Les outils de gestion des interventions sur le terrain ne font pas exception. Jobber a publié un avis informant les clients du forfait Connect que leur prix augmenterait « à votre prochaine date de facturation », invoquant « une hausse significative de nos coûts d’exploitation » (Jobber). Il s’agit là d’une décision commerciale normale. Mais si votre seule copie de vos données se trouve dans cette application, vous n’avez d’autre choix que de payer le nouveau prix ou d’entamer une migration.

Et parfois, l’application cesse tout simplement de fonctionner. Le 27 décembre 2024, Bench, un service de comptabilité qui affirmait compter plus de 35 000 petites entreprises américaines parmi ses clients, a cessé ses activités presque sans préavis. Les clients ont été informés qu’ils pourraient télécharger leurs données à partir du 30 décembre et qu’ils avaient jusqu’en mars 2025 pour les récupérer, en pleine période de déclaration d’impôts (TechCrunch). Bench a été racheté quelques jours plus tard et a repris ses activités, mais des milliers de chefs d’entreprise ont passé les fêtes à se demander si leurs comptes existaient toujours.

Lorsque la seule copie se trouve sur le serveur de quelqu’un d’autre, un changement de tarif ou une fermeture devient une urgence pour vous.

En quoi le BYOS change-t-il la donne ?

Grâce à l’application gratuite de ToolBerry, les deux copies de votre activité se trouvent à des endroits que vous contrôlez : votre téléphone et votre propre compte Dropbox.

Voici à quoi cela ressemble au quotidien. Nous avons vérifié chacun de ces points par rapport à l’application elle-même avant de rédiger cet article :

  • Votre téléphone contient la base de données réelle. Il ne s’agit pas d’un cache en attente de communication avec un serveur. ToolBerry fonctionne entièrement sans compte, et vos données ne sont jamais transmises à nos serveurs, sauf si vous vous connectez à la version Pro.
  • Votre Dropbox contient la sauvegarde. ToolBerry utilise un dossier d’application Dropbox : un dossier à l’intérieur de votre Dropbox pour lequel l’application « dispose d’un accès en lecture et en écriture uniquement sur ce dossier » (Guide du développeur Dropbox). Elle ne peut pas voir vos factures, vos photos ou tout autre élément que vous y conservez.
  • Les photos et les fichiers sont également sauvegardés. Les photos de chantier et les pièces jointes sont sauvegardées dans ce même dossier, pas seulement la liste des clients.
  • La déconnexion ne supprime rien. Que vous dissociiez Dropbox ou même que vous réinitialisiez l’application aux paramètres d’usine, vos fichiers de sauvegarde restent dans votre Dropbox.
  • Un nouveau téléphone permet de tout récupérer. Installez ToolBerry, choisissez « Importer depuis Dropbox », et votre activité reprend.
  • Vous disposez de plusieurs points de restauration. ToolBerry conserve vos trois derniers instantanés de base de données, chacun doté d’un bouton « Restaurer ».
  • Vous pouvez effectuer une sauvegarde quand vous le souhaitez. La synchronisation s’effectue automatiquement, et un bouton « Synchroniser » est disponible sur la page « Stockage » si vous souhaitez lancer la synchronisation immédiatement.

Et ce que la plupart des applications ne peuvent pas égaler : vous pouvez emporter l’intégralité de vos données avec vous.

  • Paramètres → Avancé → « Télécharger la sauvegarde » enregistre l’intégralité de votre base de données sous la forme d’un seul fichier sur votre appareil.
  • Chaque table dispose d’une option « Exporter au format CSV » (clients, missions, sites, tout ce que vous consultez) pour l’ouvrir dans un tableur.

L’intégration est tout aussi importante, et deux voies s’offrent à vous pour cela.

  • La version Pro s’intègre aux systèmes que vous utilisez déjà. Les espaces de travail payants bénéficient d’intégrations connectées, où ToolBerry et un autre système synchronisent en permanence les enregistrements correspondants entre eux, au lieu d’échanger un fichier une seule fois. QuickBooks est le premier système connecté. Il s’agit d’un mécanisme différent, avec ses propres avantages et inconvénients ; il fera donc l’objet d’un article dédié plutôt que d’un simple paragraphe ici.
  • L’application gratuite offre également un moyen d’accéder aux données. Les intégrations sont une fonctionnalité de la version Pro, et nous ne voulions pas que cela oblige les utilisateurs de la version gratuite à tout saisir manuellement. L’importation CSV est donc accessible à tous : jusqu’à 1 000 lignes par fichier, et elle vous montre exactement ce qui sera importé avant toute sauvegarde. Transférer des données depuis une autre application ne signifie pas devoir ressaisir 800 clients. Pour en savoir plus, consultez l’article « Importation CSV : pouvez-vous transférer vos clients depuis Jobber ou Excel vers ToolBerry ? »

Nous n’avons pas besoin de prendre vos données en otage, car nous ne les conservons pas. C’est aussi pour cela que nous pouvons offrir l’application gratuitement. La version complète de cette histoire, y compris ce qui se passerait si l’entreprise ToolBerry venait à disparaître, se trouve dans « ToolBerry est-il vraiment gratuit pour toujours ? ».

Qui paie pour le stockage ?

C’est vous, mais vous le faites probablement déjà, et c’est sans doute gratuit.

Les applications cloud intègrent le stockage et les sauvegardes dans l’abonnement mensuel. Vous payez pour ce service, que vous utilisiez 50 mégaoctets ou 5 gigaoctets, et vous en perdez l’accès le jour où vous cessez de payer.

Avec BYOS, vos fichiers occupent de l’espace dans votre propre compte Dropbox. Dropbox Basic est gratuit et « offre 2 Go d’espace » (Aide Dropbox). Les dossiers clients et les notes de travail ne prennent que très peu de place. Ce sont les photos qui occupent le plus d’espace ; donc, si vous prenez beaucoup de photos « avant-après », surveillez votre espace de stockage et passez à un forfait supérieur lorsque cela s’avère nécessaire. Cette facture est adressée à Dropbox, pour un stockage dont vous bénéficiez de toute façon.

Conclusion pratique : personne ne vous facture un forfait premium pour conserver votre propre historique.

La synchronisation BYOS est-elle suffisante pour une équipe ?

Pour une à trois personnes travaillant en étroite collaboration, la réponse est généralement oui. Au-delà, cela commence à poser problème.

La synchronisation BYOS permet à une petite équipe de rester synchronisée. Tout le monde se connecte au même compte Dropbox d’entreprise dans ToolBerry, et chaque appareil récupère les modifications à l’ouverture de l’application, lorsque vous y revenez, et toutes les 10 minutes tant qu’elle est en cours d’exécution. Nous vous guidons à travers la configuration, y compris les raisons pour lesquelles vous devriez créer un compte Dropbox d’entreprise plutôt que de partager votre compte personnel, dans l’article « Vos données, votre Dropbox : comment fonctionne le système BYOS (Bring-Your-Own-Storage) de ToolBerry ».

En revanche, ce système n’est pas conçu pour permettre à plusieurs personnes de modifier la même intervention simultanément. Lorsque deux appareils modifient le même enregistrement, c’est la dernière modification qui prévaut. Pour une équipe où une personne clôt une intervention et où une autre la reprend plus tard, cela ne pose pas de problème. Mais pour un répartiteur et cinq techniciens qui modifient des ordres de travail toute la journée, ce n’est pas le cas.

C’est là qu’intervient « Version gratuite vs Version Pro : l’histoire de ToolBerry et à quoi sert chaque formule », avec une synchronisation en temps réel ainsi que des rôles et des autorisations propres à chaque utilisateur. En contrepartie, la synchronisation Pro stocke vos données sur nos serveurs, et nous sommes transparents sur ce que cela implique dans « Qui voit réellement votre liste de clients ? Un regard honnête sur la confidentialité dans ToolBerry ».

Les compromis honnêtes

Être propriétaire de vos données est un véritable avantage. Cela s’accompagne également d’une réelle responsabilité.

  1. Personne ne sauvegarde vos données à votre place si vous ne le faites pas vous-même. Sur l’application gratuite, si vous ne connectez jamais Dropbox et que vous perdez votre téléphone, vos données disparaissent avec lui. C’est comme un carnet papier dans un camion en feu.
  2. Votre compte Dropbox fait désormais office de coffre-fort. Si quelqu’un y accède, il aura accès à votre sauvegarde. Activez la vérification en deux étapes dans Dropbox. Cela ne prend que quelques minutes.
  3. Le chiffrement s'applique à la base de données, pas aux photos. Lorsque vous activez le chiffrement, ToolBerry verrouille la sauvegarde de votre base de données à l'aide d'un mot de passe avant qu'elle ne quitte votre téléphone. Les photos de chantier et les pièces jointes sont stockées dans votre Dropbox sans ce verrou supplémentaire. Conservez votre mot de passe en lieu sûr ; nous ne pouvons pas le récupérer.
  4. La sauvegarde est une base de données, pas une feuille de calcul. Un fichier de sauvegarde non chiffré peut être ouvert avec des outils SQLite gratuits, mais ce n’est pas un format que l’on consulte dans Excel. Pour les feuilles de calcul, utilisez l’option « Exporter au format CSV ».
  5. Dropbox est la seule option disponible à ce jour. Google Drive, OneDrive et iCloud ne sont pas encore pris en charge. Si votre entreprise utilise un autre service cloud, indiquez-nous lequel.
  6. La version la plus sécurisée est l’application gratuite. Dès que vous vous connectez à la version Pro et que vous activez la synchronisation d’équipe, vos données sont également stockées sur nos serveurs. Elles restent exportables et vous appartiennent toujours, mais elles ne se trouvent plus uniquement sur les supports que vous contrôlez.
  7. Avec la version Pro, Dropbox fonctionne en sens unique. Les propriétaires et les administrateurs peuvent toujours connecter Dropbox et y transférer des sauvegardes. La restauration à partir d’un instantané Dropbox et le chargement d’un fichier de sauvegarde dans l’application restent des fonctionnalités de la version gratuite : importer une ancienne copie dans un espace de travail que votre équipe synchronise en temps réel créerait une branche distincte. Ainsi, avec la version Pro, considérez Dropbox comme votre copie hors site et la synchronisation Pro comme l’outil qui permet de faire fonctionner un nouveau téléphone.

Comment prendre le contrôle de vos données cette semaine

Vous n’avez pas besoin d’un informaticien. Cinq étapes, environ une demi-heure.

  1. Connectez Dropbox dans ToolBerry. Paramètres → Avancé → Stockage, puis « Se connecter ». Il s’agit de votre copie hors du téléphone.
  2. Activez la validation en deux étapes dans Dropbox. La sécurité de votre sauvegarde dépend entièrement de celle de cette connexion.
  3. Téléchargez une sauvegarde complète une fois par mois. Paramètres → Avancé → Télécharger la sauvegarde, puis stockez le fichier ailleurs que sur votre téléphone : sur un ordinateur portable, une clé USB ou un deuxième service de stockage cloud.
  4. Si vous utilisez une autre application, exportez vos données avant d’en avoir besoin. Récupérez les fichiers CSV de vos clients et de vos missions tant que votre compte est encore actif, et non après sa résiliation.
  5. Vérifiez ce que vous risqueriez de perdre. Ouvrez la page d’exportation de votre application actuelle et recherchez les photos et l’historique des interventions. Si elles n’y figurent pas, vous le saurez dès maintenant.

Vous avez une question à ce sujet ou vous pensez que nous nous sommes trompés ? Envoyez-nous un e-mail à contact@toolberry.net. ToolBerry est une application gratuite de gestion des interventions sur le terrain, conçue pour fonctionner en priorité hors ligne, destinée aux petites entreprises du secteur des services.

Pour les curieux de technologie

Contenu du dossier Dropbox. ToolBerry écrit dans son dossier d’application situé sous default/v{n}/. À l’intérieur se trouve un manifest.json fichier contenant les métadonnées de version, un db/ dossier contenant des instantanés de la base de données, ainsi qu’un files/ dossier pour les pièces jointes. Chaque instantané est une base de données SQLite compressée au format gzip. S’il n’est pas chiffré, vous pouvez le décompresser et l’ouvrir dans n’importe quelle visionneuse SQLite.

Chiffrement. Lorsqu’il est activé pour un jeu de sauvegarde, l’instantané de la base de données est chiffré sur l’appareil avec l’algorithme AES-256-GCM, à l’aide d’une clé dérivée de la phrase de passe via PBKDF2-SHA256. La phrase de passe n’est jamais transmise à notre serveur. Les pièces jointes et le manifeste ne sont pas chiffrés.

Fréquence de synchronisation. L'application se synchronise au démarrage, lorsque l'application ou l'onglet du navigateur revient au premier plan, et toutes les 10 minutes pendant son exécution. Sur mobile, elle transmet également les modifications lorsque l'application passe en arrière-plan. Une synchronisation est ignorée s’il n’y a pas de modifications locales et si la copie distante n’a pas changé.

Points de restauration. Chaque jeu de sauvegarde conserve ses trois derniers instantanés de base de données et supprime les plus anciens. Vous pouvez également créer un nouveau jeu de sauvegarde et basculer d’un jeu à l’autre.

Gestion des conflits. Lors de la récupération, ToolBerry fusionne les lignes modifiées depuis la dernière synchronisation. Pour chaque ligne, c’est la copie dont l’horodatage est le plus récent updatedAt l'emporte. La fusion s'effectue au niveau des lignes, et non au niveau des champs, et les horodatages proviennent des horloges des appareils ; veillez donc à ce que celles-ci soient réglées sur le réglage automatique.

Exportation. L'option « Télécharger la sauvegarde » génère le fichier SQLite brut. L'exportation au format CSV s'effectue table par table et respecte les filtres en cours.

Pour en savoir plus

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