¿Es seguro compartir los datos de tu empresa a través de Dropbox? Una respuesta sincera

El trabajo de tu equipo está en sus teléfonos y en tu propio Dropbox. A continuación te explicamos qué protege, qué no protege y qué quedaría si ToolBerry dejara de existir.

Publicado el 17 de octubre de 2026.

¿Es seguro compartir los datos de mi empresa a través de Dropbox?

Sí, para la mayoría de los pequeños equipos, siempre y cuando actives algunas opciones. En el modo «Compartido» multiusuario de ToolBerry, tus trabajos y clientes residen en los teléfonos de tu equipo y en tu propio Dropbox. ToolBerry no guarda ninguna copia en sus servidores, por lo que hay una empresa menos que pueda filtrar, vender o ceder tu lista de clientes. Y si ToolBerry dejara de existir, podrías conservar un archivo de copia de seguridad que se abre sin necesidad de nosotros.

Lo diseñé así a propósito. Los propietarios con los que hablo se preocupan por el destino de sus datos: que se vendan a empresas de marketing, que se vean afectados por una filtración ajena o que se entreguen a personas con las que nunca dieron su consentimiento. La forma más sencilla que conozco de descartar eso es no almacenar nunca los datos. Por qué esto es importante para un pequeño negocio lo explico en «Su filtración, tu carta: por qué proteger los datos de los clientes es tan difícil para una pequeña empresa de servicios».

¿Cómo se protegen mis datos?

Cuatro medidas de seguridad los protegen: tu cuenta de Dropbox, los bloqueos de los teléfonos de tu equipo, los enlaces de invitación que caducan y el cifrado opcional. Tú controlas las cuatro. Ninguna de ellas requiere una cuenta de ToolBerry, y ninguna te pide que confíes en un servidor de ToolBerry.

• ToolBerry solo tiene acceso a una carpeta de tu Dropbox. Solo solicita su propia carpeta de aplicaciones (Apps/ToolBerry), no tus declaraciones de la renta ni tus fotos familiares.
• Los enlaces de invitación caducan. Un enlace caduca tras 24 horas y solo permite el acceso a un teléfono. Un mensaje antiguo reenviado más tarde no permitirá el acceso a nadie.
• Cada persona tiene su propio acceso, y tú puedes retirárselo. Al eliminar a alguien, solo se cancela su acceso. Nadie más tiene que volver a registrarse.
• Los datos de inicio de sesión permanecen en el móvil. Los datos de inicio de sesión de Dropbox se guardan en el almacenamiento seguro del móvil y no se copian en las copias de seguridad del mismo.
• Puedes cifrar los archivos compartidos. Activa el cifrado antes de invitar a nadie, y el contenido que se guarde en Dropbox será ilegible para Dropbox, para nosotros y para cualquiera que acceda a la cuenta sin autorización. La clave se transmite con cada invitación, por lo que tu equipo nunca tiene que escribir una contraseña.

¿Cómo funciona esto en la práctica?

Tú decides quién entra y, cuando alguien se marcha, lo excluyes desde una sola pantalla. Su teléfono deja de recibir nuevos trabajos de inmediato y borra su copia de los archivos de la empresa la próxima vez que se conecte. El resto sigue trabajando sin darse cuenta. Aquí tienes un ejemplo de una temporada, de principio a fin.

Imagina que diriges un negocio de limpieza a presión con dos camiones: tú, tu cuñado y un ayudante para la temporada alta de primavera. Conectas tu Dropbox, activas el acceso compartido para varios usuarios y el cifrado, y envías una invitación por mensaje de texto a cada uno de ellos. Tocan el enlace y ya están dentro.

En junio, el ayudante se deja el móvil en el portón trasero de la furgoneta de un cliente. Abres la página «Personas» y pulsas «Eliminar acceso compartido». En cuanto tu móvil se conecte a Internet, ese acceso se cancela. Quien encuentre el móvil no recibirá nuevos trabajos y, si alguna vez se conecta a Internet, ToolBerry borrará la información de la empresa del dispositivo.

En octubre, el ayudante deja el trabajo. Los mismos dos toques. El teléfono de tu cuñado y el tuyo siguen funcionando.

En diciembre, añades una tableta para la furgoneta, de modo que el negocio ya no depende de un solo teléfono.

¿Y si ToolBerry desapareciera?

Tus datos se quedan contigo. La aplicación que ya está en cada teléfono conserva su propia copia y sigue funcionando durante un tiempo. Probablemente dejaría de funcionar el intercambio entre teléfonos, y cualquiera que utilizara ToolBerry en un navegador web perdería la aplicación. Los datos en sí nunca han dependido de nosotros, así que guarda una copia que puedas abrir sin la aplicación.

Esa copia está a un solo toque de distancia. El propietario puede pulsar «Descargar copia de seguridad» (Ajustes, Avanzado) para guardar todo el negocio como un archivo de base de datos SQLite estándar, o exportar cualquier lista a un archivo de hoja de cálculo.

SQLite es un formato que la Biblioteca del Congreso de EE. UU. recomienda para conservar datos a largo plazo, y sus desarrolladores tienen previsto seguir ofreciendo soporte hasta 2050. Un amigo con conocimientos técnicos puede abrir el archivo con herramientas gratuitas.

La copia semanal de tu Dropbox está optimizada para la aplicación y, si has activado el cifrado, solo los teléfonos de tu equipo podrán leerla. Por lo tanto, la copia de seguridad en tu propio ordenador es tu verdadera vía de escape.

Las ventajas y desventajas reales

Hay dos riesgos que son los más importantes: todas las personas a las que invites llevarán todo el negocio en su teléfono, y tu cuenta de Dropbox se convertirá en la caja fuerte. El resto son detalles que debes conocer antes de activarlo. Aquí los tienes.

• En la versión gratuita, las funciones de ocultación de pantallas no bloquean los datos. Invita a personas a las que le darías la llave de tu tienda (más información en «Lo que ve tu personal de campo en ToolBerry Free, y por qué es lo mínimo imprescindible»).
• El borrado es una limpieza, no una garantía. Un teléfono que nunca vuelve a conectarse a Internet conserva lo que ya tenía.
• El acceso de un compañero de equipo abarca toda la carpeta de ToolBerry, y alguien con habilidades técnicas podría utilizarla fuera de la aplicación hasta que lo elimines.
• Si alguien accede a tu Dropbox, tendrá acceso a tu negocio. Con el cifrado activado, los archivos aparecerán codificados, aunque el nombre de tu empresa y los nombres de los dispositivos seguirán siendo legibles.
• Un enlace de invitación sin usar es una llave. Cualquiera que lo tenga puede unirse hasta que se utilice o caduque, así que envíalo solo a la persona a la que va destinado.
• El cifrado es una decisión que se toma una sola vez. Debe activarse antes de la primera invitación y no se puede desactivar. Cifra todo lo que se guarde a partir de ese momento; lo que ya estaba en tu Dropbox, como fotos antiguas, permanece tal y como estaba.
• Un archivo de copia de seguridad es una copia sin cifrar de cada cliente y cada trabajo. Trátalo como si fuera tu lista de clientes: ni en un correo electrónico, ni en un ordenador compartido.
• No puedes exportar la clave de cifrado. Si se pierden todos los teléfonos del equipo y ToolBerry deja de funcionar, la copia cifrada de Dropbox no se podrá abrir.
• ToolBerry no es de código abierto. Lo que perdurará más allá de nosotros son tus datos en un formato estándar, no la aplicación.

¿Qué debo hacer esta semana?

Cuatro hábitos, unos quince minutos para configurarlos. Activa la verificación en dos pasos para Dropbox, decide si quieres cifrar los datos antes de enviar tu primera invitación, asegúrate de que todos los teléfonos tengan un código de acceso y guarda una copia de seguridad mensual en tu propio ordenador. Juntos, estos pasos reducen los mayores riesgos mencionados anteriormente.

1. Activa la verificación en dos pasos para tu cuenta de Dropbox (dropbox.com, Configuración, Seguridad). Este es el paso más importante.
2. Activa el cifrado justo después de activar el modo «Compartido para varios usuarios», antes de que se una nadie, si en tu trabajo manejas códigos de acceso, códigos de alarma o cualquier información que no te gustaría que se filtrara.
3. Asegúrate de que todos los teléfonos del equipo tengan un código de acceso válido. La copia que hay en el teléfono está protegida por el propio bloqueo del dispositivo.
4. Pulsa en «Descargar copia de seguridad» una vez al mes y guarda el archivo en un lugar seguro que no sea tu teléfono.

Si aún no has configurado tu equipo, empieza por «Cómo añadir tu equipo a ToolBerry, paso a paso (incluida tu propia tableta)».

¿Tienes alguna pregunta o crees que me he equivocado en algo? Envía un correo electrónico a contact@toolberry.net. ToolBerry es una aplicación gratuita de gestión de servicios de campo, diseñada para funcionar principalmente sin conexión, dirigida a pequeñas empresas del sector de los servicios.

Para los curiosos en materia técnica

• No hay ningún servidor en la ruta de datos. Cada dispositivo escribe sus propios archivos de cambios en la carpeta de la aplicación de Dropbox de su propietario y lee los de todos los demás. El inicio de sesión en Dropbox utiliza OAuth con PKCE directamente entre el dispositivo y Dropbox. Los servidores de ToolBerry alojan la aplicación web, la página de destino de las invitaciones y los indicadores de funciones, y mantienen un registro de corta duración de los códigos de seis dígitos de los dispositivos propios (un hash con sal, sin datos empresariales).
• Autorizaciones individuales. Por cada invitación, el dispositivo del propietario genera un token de actualización de Dropbox independiente en la cuenta del propietario. Este se transmite en el enlace después del #, que los navegadores nunca envían a ningún servidor, cifrado con AES-GCM. Al eliminar el acceso compartido, se revoca ese token en Dropbox.
• Cifrado en reposo. AES-GCM con una clave de espacio de trabajo de 256 bits; cada blob consta de un encabezado de 1 byte, un IV de 12 bytes y el texto cifrado. El manifiesto (nombre del espacio de trabajo, etiquetas de los dispositivos, miembros) no está cifrado. La base de datos del dispositivo se basa en el propio cifrado del teléfono.
• La instantánea. Una base de datos SQLite completa, comprimida con gzip, con un encabezado de un byte, que se actualiza semanalmente. Los archivos modificados con más de 14 días de antigüedad se eliminan mediante compactación; un dispositivo que lleve más tiempo desconectado se vuelve a sincronizar a partir de la instantánea.

Más información

• ¿Puede un equipo compartir una aplicación sin servidor, en palabras sencillas? (Próximamente): cómo el equipo comparte un espacio de trabajo sin servidor
• Tus datos, tu Dropbox: cómo funciona el modelo «trae tu propio almacenamiento» de ToolBerry: el modelo de Dropbox en el que se basa
• ¿Quién ve realmente tu lista de clientes? Una visión honesta de la privacidad en ToolBerry: todo lo que sale y no sale de tu dispositivo
• Dropbox: cómo activar la verificación en dos pasos
• Soporte a largo plazo para SQLite y el formato recomendado por la Biblioteca del Congreso