¿Dónde se almacenan las fotos de mis trabajos? En tu propio Dropbox, no en el móvil de un ayudante

Todas las fotos, recibos y firmas que recopile tu equipo acabarán en un único lugar que te pertenece: tu Dropbox.

Por Stasi Berry18 de octubre de 20266 Tiempo estimado de lectura:

Actualizado 18 de octubre de 2026

Todas las fotos, recibos y firmas que recopile tu equipo acabarán en un único lugar que te pertenece: tu Dropbox.

Publicado el 13 de octubre de 2026.

¿Dónde guarda ToolBerry las fotos de mi equipo?

Cada foto del trabajo, cada recibo y cada firma que toma tu equipo se guarda en tu propio Dropbox, por lo que la prueba de tu trabajo pertenece a tu empresa, no al teléfono de un colaborador. Así es como funciona el modo «Compartido» para múltiples usuarios en ToolBerry Free: los archivos van al Dropbox del propietario, no a un servidor de ToolBerry.

Lo diseñé así a propósito. Un trabajo firmado, una foto del «antes» y un recibo de piezas son la prueba de que realizaste el trabajo y te pagaron por ello. Esa prueba debe permanecer en la empresa, independientemente de quién haya tomado la foto.

¿Trabajas por tu cuenta, sin la función «Compartido multiusuario»? Tus archivos se quedan en tu teléfono, con una copia de seguridad en tu Dropbox si lo conectas.

¿Cómo se traduce esto en un trabajo real?

Tu ayudante hace las fotos durante el trabajo y una copia se guarda en tu Dropbox sin que nadie se dé cuenta. Meses más tarde, cuando un cliente tiene una duda, la prueba sigue estando en el trabajo donde la dejaste, incluso si ese ayudante dejó de trabajar para ti hace mucho tiempo.

Imagina que tienes un negocio de vallas con un solo camión y te llega un encargo de reparación de dos postes para el sábado. Tienes otro trabajo programado, así que invitas a un ayudante con el que has trabajado antes y lo envías solo.

Tu ayudante fotografía los postes inclinados y la verja antes de tocar nada. Compra dos sacos de hormigón y adjunta el recibo a los gastos del trabajo. Cuando los postes están colocados, el propietario firma en el teléfono de tu ayudante.

En el jardín no hay cobertura. No pasa nada: las fotos se guardan en el teléfono y se suben en cuanto vuelve a haber conexión. Desde tu propio trabajo al otro lado de la ciudad, abres el expediente de la reparación y ves la foto del «antes» y la firma.

En otoño, el propietario llama. La verja se ha comido y cree que fue culpa de tu reparación. Tu ayudante terminó la temporada hace semanas y le has retirado el acceso.

Abres el trabajo. La foto de julio muestra que la verja ya estaba combada antes de que tu ayudante tocara un poste. Eso lo aclara todo.

¿Qué significa esto para mí como propietario?

Tú conservas la copia que importa, y ToolBerry no te cobra nada por ello. Los archivos se guardan en tu Dropbox; los teléfonos de tus ayudantes solo los utilizan temporalmente, y la única factura de almacenamiento es la de Dropbox, si superas el límite de su plan gratuito. Esto es lo que cambia para ti y tu equipo.

Tu prueba no se guarda únicamente en el teléfono de un ayudante. Sus fotos van a tu Dropbox, no solo al carrete de su cámara.
Los ayudantes se unen mediante un enlace, sin necesidad de tener una cuenta de Dropbox. Consulta «Añadir un empleado con un enlace: sin cuenta, sin correo electrónico, sin contraseña».
Los teléfonos no se llenan con todas las fotos. El teléfono de un compañero descarga una foto cuando la abre, no todas las de la temporada.
Las fotos se conservan aunque la gente se vaya. Tu Dropbox lo guarda todo después de que elimines a un colaborador.
El almacenamiento es barato o gratuito. Dropbox Basic es gratuito y ofrece 2 GB. Dropbox Plus cuesta 9,99 $ al mes, facturados anualmente, por 2 TB (precios en EE. UU., octubre de 2026).

Las fotos también ocupan menos espacio de lo que cabría esperar. Una foto tomada desde la aplicación de ToolBerry para el móvil se redimensiona a 2.048 píxeles de ancho antes de guardarse.

¿Cómo funciona?

ToolBerry guarda primero cada archivo en el teléfono y, a continuación, lo sube a una carpeta de ToolBerry en tu Dropbox cuando hay conexión. Los demás teléfonos de tu equipo recuperan el archivo cuando alguien lo abre. Con la función «Compartido multiusuario», tus fotos se guardan en tu Dropbox, no en un servidor de ToolBerry.

Cada archivo permanece vinculado al registro al que corresponde. Los recibos se asocian al gasto. Las firmas se asocian al trabajo o al presupuesto. Las fotos pueden asociarse a un trabajo, a un paso de una lista de comprobación, a un comentario o al equipo de un cliente.

Dropbox solo permite a ToolBerry acceder a su propia carpeta, por lo que ToolBerry no puede ver nada más de tu Dropbox. Para saber cómo se gestionan los datos del resto de tu equipo a través de esa carpeta, consulta «¿Puede un equipo compartir una aplicación sin servidor? En palabras sencillas» (próximamente).

Las ventajas y desventajas reales

Tus archivos están a salvo en tu Dropbox, pero no es un álbum de fotos que puedas hojear allí. Los abres a través de ToolBerry. La mayoría de los puntos que se indican a continuación solo son relevantes si trabajas lejos de la cobertura o si ordenas archivos antiguos, pero debes conocerlos antes de confiar en este sistema.

Las fotos se abren en ToolBerry, no en Dropbox. Se guardan sin los nombres habituales de los archivos de foto, por lo que Dropbox no las mostrará como imágenes.
Eliminar una foto en ToolBerry no la borra de Dropbox. Desaparece de la aplicación, pero la copia permanece en tu carpeta.
Activa el cifrado antes de añadir fotos. Los archivos guardados después de activarlo se cifran en Dropbox, de modo que solo los teléfonos de tu equipo pueden leerlos. Los archivos guardados antes de activarlo permanecen sin cifrar. La publicación sobre seguridad cubre el resto.
Los archivos tienen un límite de 5 MB cada uno cuando los adjuntas desde tu teléfono o ordenador.
La primera vez que se ve una foto antigua se necesita una señal en cada teléfono. A partir de entonces, el teléfono conserva una copia hasta que necesite el espacio.
Al eliminar a un colaborador, tus archivos se borran de su teléfono la próxima vez que se conecte a Internet. Esto no puede deshacer una captura de pantalla ni una foto que haya guardado en otro lugar.
En la versión Pro, ToolBerry almacena los archivos por ti en lugar de hacerlo en tu Dropbox. ¿Cuándo cambiar entre el Espacio de trabajo compartido gratuito y la versión Pro? Para qué sirve cada uno y cuándo cambiar.

¿Qué debo hacer ahora?

Haz las fotos «antes» de tu próximo trabajo en ToolBerry en lugar de en el carrete de tu teléfono. Conecta Dropbox, activa el modo «Compartido para varios usuarios» y pide a tu colaborador que haga lo mismo en su próximo trabajo. Después, abre el trabajo en tu propio teléfono y comprueba que su foto está ahí.

¿Tienes alguna pregunta? Envía un correo electrónico a contact@toolberry.net. ToolBerry es una aplicación gratuita de gestión de servicios de campo, diseñada para funcionar principalmente sin conexión, dirigida a pequeñas empresas del sector de los servicios. Descárgala en la App Store o en Google Play.

Para los curiosos en materia técnica

¿Dónde exactamente? Cada archivo se almacena en la carpeta del espacio de trabajo dentro de la carpeta de aplicaciones de Dropbox, como files/<attachment id>, precedido de un encabezado de un byte: sin cifrar o cifrado con AES-GCM cuando el propietario ha activado el cifrado en reposo.
Cola de subida. Un nuevo archivo se almacena en la caché del dispositivo y se marca como local. Se sube cuando el dispositivo está conectado a Internet y sincronizado con la carpeta compartida, con un máximo de cinco intentos antes de que la aplicación lo marque como fallido. Los archivos en espera de subida nunca se eliminan de la caché.
Descargas. Otros dispositivos descargan un archivo cuando algo lo muestra, tres a la vez, y lo guardan en una caché local cuyo tamaño está limitado por el espacio libre y el número de archivos.
Instantáneas y limpieza. La instantánea semanal y la limpieza de archivos modificados cada 14 días nunca afectan a la carpeta de archivos.
Copia de seguridad individual. En la versión gratuita sin uso compartido entre varios usuarios, los archivos se almacenan en el dispositivo, y una cuenta de Dropbox conectada guarda una copia de seguridad independiente y sin cifrar.