¿Espacio de trabajo compartido gratuito o Pro? Para qué sirve cada uno y cuándo cambiar
Una carpeta de Dropbox permite a un pequeño equipo llegar más lejos de lo que imaginas. Pero llega un momento en el que ya no es suficiente.
Actualizado 13 de octubre de 2026
Una carpeta de Dropbox permite a un pequeño equipo llegar más lejos de lo que imaginas. Pero llega un momento en que ya no es suficiente.
Un equipo de dos personas gestiona todo el negocio desde la carpeta de Dropbox de un solo móvil: presupuestos, notas de trabajo, algunas fotos de clientes. Luego contratan a una tercera persona, después a una cuarta, y alguien empieza a preguntar «espera, ¿se ha actualizado la agenda?» antes de un trabajo que ya se ha realizado. No ha fallado nada. Simplemente, el espacio de trabajo ha superado el modelo con el que empezó.
ToolBerry te ofrece dos formas diferentes de compartir un espacio de trabajo con un equipo, y ambas se basan en fundamentos distintos, no es solo una cuestión de activar o desactivar una función. La versión gratuita comparte una carpeta de Dropbox con un equipo pequeño y de confianza, sin necesidad de tener una cuenta de ToolBerry. La versión Pro aloja el espacio de trabajo en los servidores de ToolBerry con sincronización en tiempo real y cuentas individuales. Saber en cuál de las dos te encuentras, y por qué, te evita confundir un problema de escalabilidad con un error.
En qué consiste realmente el espacio de trabajo compartido gratuito
En la versión gratuita, un pequeño grupo trabaja a partir de una carpeta compartida de Dropbox. El propietario invita a los compañeros de equipo y asigna un rol a cada uno; el cifrado es opcional (actívalo antes de invitar a nadie, ya que la clave se envía junto con la invitación), y los teléfonos de todos se sincronizan a través de esa carpeta. Sin cuenta de ToolBerry, sin servidor, sin factura mensual por usuarios adicionales.
La premisa de diseño queda clara en la forma en que está construida la función: se confía en todos los usuarios de la carpeta. Aquí, los roles organizan la aplicación, no bloquean el acceso a los datos a alguien que no deba verlos. Es un intercambio justo para un equipo de dos o tres personas en el que el propietario y el equipo ya ven a diario los teléfonos y las furgonetas de los demás.
Puedes añadir un segundo dispositivo a tu propio espacio de trabajo compartido mediante un código QR o un enlace, sin necesidad de crear una cuenta. Lo que no puedes hacer en la versión gratuita es conceder a un compañero de equipo un acceso más restringido que «todos los usuarios de esta carpeta» ni realizar una copia de seguridad del propio espacio de trabajo en un lugar distinto de esa cuenta de Dropbox.
Qué es realmente la versión Pro
Pro sustituye la carpeta compartida por un espacio de trabajo alojado y cuentas reales. Cada miembro del equipo dispone de su propio acceso (un enlace de un solo uso enviado por SMS o chat, si el correo electrónico no resulta práctico sobre el terreno), su propio rol y un acceso que se puede revocar persona por persona en lugar de carpeta por carpeta, con efecto inmediato en todas partes en cuestión de segundos. Los cambios llegan al teléfono, la tableta o el navegador de todos en cuestión de segundos, no cuando Dropbox se sincroniciza. Y el propio espacio de trabajo se aloja en los servidores de ToolBerry: si pierdes un teléfono, compras uno nuevo, inicias sesión y recuperas los registros, las fotos y los archivos.
Se trata de un modelo de confianza totalmente diferente. La versión gratuita confía en la carpeta y en cualquiera que forme parte de ella. La versión Pro confía en la cuenta y en nadie más.
¿Por qué existen ambas versiones en lugar de solo una?
La respuesta sincera es la arquitectura, no la estrategia de precios. ToolBerry da prioridad al modo sin conexión: cada dispositivo mantiene una base de datos local real y funciona sin conexión. El espacio de trabajo compartido de la versión gratuita amplía esto al permitir que la propia sincronización de Dropbox transfiera los cambios entre dispositivos, por lo que no necesita ningún servidor ni cuenta. La versión Pro añade un servidor al proceso a propósito, a cambio de «no se necesita cuenta» por «todo el mundo ve el mismo estado en segundos y los datos no dependen únicamente de la seguridad de un inicio de sesión en Dropbox».
Ambas son opciones válidas. Ninguna es la «correcta» por defecto.
Señales de que es hora de cambiar
- Alguien ajeno al círculo de confianza inmediato del propietario necesita acceso. Un subcontratista, un empleado temporal, un administrativo de la oficina que no debería ver los campos relacionados con las nóminas. Los roles de la versión gratuita organizan; no restringen. En el momento en que necesites decir «esta persona ve los trabajos, pero no los costes», necesitas acceso a nivel de cuenta, que es una función de la versión Pro.
- Tanto la oficina como el equipo de campo necesitan ver el mismo trabajo al mismo tiempo. La sincronización con Dropbox es real, pero no instantánea. Si un responsable de operaciones vuelve a programar un trabajo mientras un técnico ya se dirige a la dirección anterior, cada segundo cuenta.
- La pérdida de un teléfono no debería poner en riesgo los registros de la empresa. En la versión gratuita, el espacio de trabajo solo es tan seguro como esa única cuenta de Dropbox. En la versión Pro, se guarda una copia de seguridad en los servidores de ToolBerry, independientemente de lo que le ocurra a cualquier dispositivo concreto.
- Quieres revocar el acceso de una persona de forma aislada. El acceso Pro es por persona y surte efecto en todas partes en cuestión de segundos, no solo «en la carpeta o fuera de ella».
Las ventajas y desventajas reales
Los espacios de trabajo compartidos de la versión Free aún se encuentran en fase piloto y se están implementando gradualmente, por lo que no todas las cuentas disponen de ellos todavía. Los equipos que ya los utilizan siguen sincronizándose sin interrupciones. Además, dependen de Dropbox como intermediario: si Dropbox no funciona o el teléfono de un compañero no se ha sincronizado, ese compañero trabaja con datos desactualizados hasta que se ponga al día, y no hay ningún panel de control de la oficina que supervise eso en tiempo real.
La versión Pro resuelve los problemas de tiempo real y de copias de seguridad, pero exige más: una cuenta por persona, una conexión para acceder al servidor (la base de datos local sigue funcionando sin conexión; la sincronización se pone al día después) y, además, es el plan de pago. Si tu equipo está formado por dos personas que ya comparten una furgoneta, es posible que las garantías en tiempo real de la versión Pro estén resolviendo un problema que aún no tienes.
Cómo decidir
- Cuenta quién necesita acceso realmente en este momento y si confiarías a cada uno de ellos todo el contenido de la carpeta.
- Si la respuesta es sí y el equipo es pequeño, quédate con la versión gratuita y activa el cifrado antes de enviar la primera invitación.
- Si la respuesta es no, o si la oficina necesita ver las actualizaciones sobre el terreno en cuestión de segundos en lugar de minutos, pasa al plan Pro e invita a los miembros del equipo de forma individual.
- En cualquier caso, siempre puedes cambiar de opinión más adelante.