Espace de travail partagé gratuit ou version Pro ? À quoi sert chacune de ces formules et quand passer de l'une à l'autre ?

Un simple dossier Dropbox permet à une petite équipe d’aller plus loin que vous ne le pensez. Mais voici à quel moment cela ne suffit plus.

Par Stasi Berry13 octobre 20265 Temps de lecture :

Mise à jour de l'13 octobre 2026

Un simple dossier Dropbox permet à une petite équipe d’aller plus loin que vous ne le pensez. Mais voilà à quel moment cela ne suffit plus.

Une équipe de deux personnes gère l’ensemble de l’activité à partir du dossier Dropbox d’un seul téléphone : devis, notes de chantier, quelques photos de clients. Puis ils embauchent une troisième personne, puis une quatrième, et quelqu’un commence à demander « Attends, le planning a-t-il été mis à jour ? » avant même qu’une intervention ait eu lieu. Rien n’a cessé de fonctionner. L’espace de travail a simplement dépassé le modèle sur lequel il reposait à ses débuts.

ToolBerry vous propose deux façons différentes de partager un espace de travail avec une équipe, et celles-ci reposent sur des fondements distincts : il ne s’agit pas simplement d’une option à activer ou désactiver. La version gratuite permet de partager un dossier Dropbox avec une petite équipe de confiance, sans avoir besoin d’un compte ToolBerry. La version Pro héberge l’espace de travail sur les serveurs de ToolBerry, avec une synchronisation en temps réel et des comptes individuels. Savoir quelle option vous utilisez, et pourquoi, vous évite de confondre un problème d’évolutivité avec un bug.

En quoi consiste réellement l’espace de travail partagé gratuit ?

En version gratuite, une petite équipe travaille à partir d’un dossier Dropbox partagé. Le propriétaire invite ses coéquipiers et attribue un rôle à chacun ; le chiffrement est facultatif (activez-le avant d’inviter qui que ce soit, car la clé est transmise avec l’invitation), et les téléphones de chacun se synchronisent via ce dossier. Pas de compte ToolBerry, pas de serveur, pas de facture mensuelle pour des licences supplémentaires.

Le principe de conception est explicite dans la manière dont la fonctionnalité est conçue : tous les utilisateurs du dossier sont considérés comme de confiance. Ici, les rôles servent à organiser l’application ; ils ne visent pas à verrouiller les données pour empêcher une personne non autorisée d’y accéder. C’est un compromis raisonnable pour une petite structure de deux ou trois personnes où le propriétaire et l’équipe se croisent déjà tous les jours, que ce soit au niveau de leurs téléphones ou de leurs véhicules.

Vous pouvez ajouter un deuxième appareil à votre espace de travail partagé à l’aide d’un code QR ou d’un lien, toujours sans compte. Ce que vous ne pouvez pas faire avec la version gratuite, c’est accorder à un collaborateur un accès plus restreint que « tous les membres de ce dossier » ou sauvegarder l’espace de travail lui-même ailleurs que sur ce compte Dropbox.

Ce qu’est réellement la version Pro

La version Pro remplace le dossier partagé par un espace de travail hébergé et de véritables comptes. Chaque membre de l’équipe dispose de ses propres identifiants de connexion (un lien à usage unique envoyé par SMS ou par chat, si l’e-mail n’est pas pratique sur le terrain), de son propre rôle et d’un accès qui peut être révoqué individuellement (personne par personne) plutôt que par dossier, avec une prise d’effet instantanée partout en quelques secondes. Les modifications sont répercutées sur le téléphone, la tablette ou le navigateur de chacun en quelques secondes, et non pas au moment où Dropbox effectue sa synchronisation. Et l’espace de travail lui-même réside sur les serveurs de ToolBerry : si vous perdez un téléphone, achetez-en un nouveau, connectez-vous, et vos données, photos et fichiers réapparaissent.

Il s’agit là d’un modèle de confiance totalement différent. La version gratuite fait confiance au dossier et à tous ceux qui y ont accès. La version Pro fait confiance au compte, et à personne d’autre.

Pourquoi les deux versions coexistent-elles au lieu d’une seule ?

La réponse honnête tient à l’architecture, et non à la stratégie tarifaire. ToolBerry privilégie le mode hors ligne : chaque appareil conserve une véritable base de données locale et fonctionne sans connexion. L’espace de travail partagé de la version gratuite étend ce principe en laissant la synchronisation propre à Dropbox acheminer les modifications entre les appareils, ce qui explique pourquoi elle ne nécessite ni serveur ni compte. La version Pro intègre délibérément un serveur dans le processus, troquant l’avantage « aucun compte requis » contre « tout le monde voit le même état en quelques secondes et les données ne dépendent pas uniquement de la sécurité d’une connexion Dropbox ».

Ces deux choix sont légitimes. Aucun n’est « le bon » par défaut.

Signes indiquant qu'il est temps de changer

Une personne extérieure au cercle de confiance immédiat du propriétaire a besoin d’un accès. Un sous-traitant, un employé saisonnier, un administrateur de bureau qui ne devrait pas avoir accès aux champs liés à la paie. Les rôles de la version Free permettent d’organiser ; ils ne restreignent pas l’accès. Dès que vous devez préciser « cette personne voit les missions mais pas les coûts », vous avez besoin d’un accès au niveau du compte, ce qui est une fonctionnalité de la version Pro.
Le bureau et le terrain doivent voir la même mission au même moment. La synchronisation Dropbox est réelle mais pas instantanée. Si un répartiteur reprogramme une mission alors qu’un technicien est déjà en route vers l’ancienne adresse, chaque seconde compte.
La perte d’un seul téléphone ne devrait pas mettre en péril les données de l’entreprise. Avec la version Free, la sécurité de l’espace de travail dépend entièrement de ce compte Dropbox. Avec la version Pro, les données sont sauvegardées sur les serveurs de ToolBerry, quoi qu’il arrive à un appareil en particulier.
Vous souhaitez révoquer l’accès d’une seule personne de manière isolée. L’accès Pro est individuel et prend effet partout en quelques secondes, et pas seulement « dans le dossier ou non ».

Les compromis honnêtes

Les espaces de travail partagés de la version Free sont encore en phase pilote et sont déployés progressivement ; tous les comptes n’y ont donc pas encore accès. Les équipes qui les utilisent déjà continuent de se synchroniser sans interruption. Elles dépendent également de Dropbox comme intermédiaire : si Dropbox est en panne ou si le téléphone d’un collaborateur ne s’est pas synchronisé, ce dernier travaille à partir de données obsolètes jusqu’à ce que la synchronisation soit rattrapée, et aucun tableau de bord au bureau ne permet de surveiller cela en temps réel.

La version Pro résout les problèmes de synchronisation en temps réel et de sauvegarde, mais impose davantage de contraintes : un compte par personne, une connexion pour accéder au serveur (la base de données locale fonctionne toujours hors ligne, la synchronisation s’effectue ensuite), et il s’agit d’une formule payante. Si votre équipe se compose de deux personnes qui partagent déjà une camionnette, les garanties en temps réel de la version Pro risquent de résoudre un problème que vous n’avez pas encore.

Comment se décider

Comptez le nombre de personnes qui ont réellement besoin d’un accès dès maintenant, et demandez-vous si vous leur feriez confiance à toutes pour accéder à l’intégralité du dossier.
Si la réponse est oui et que l’équipe est réduite, restez sur la formule Free et activez le chiffrement avant d’envoyer la première invitation.
Si la réponse est non, ou si le bureau a besoin de voir les mises à jour du terrain en quelques secondes plutôt qu’en quelques minutes, passez à la formule Pro et invitez les membres de votre équipe individuellement.
Dans tous les cas, vous pouvez changer d’avis plus tard.