Der obige Generator folgt derselben Reihenfolge, in der ein Kunde eine Rechnung liest, von oben nach unten. Gehen Sie die Liste einmal durch, und Sie erhalten ein Dokument, das Sie ausdrucken, an eine E-Mail anhängen oder direkt vor Ort übergeben können.
- Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu: Ihren Firmennamen, Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift, damit der Kunde genau weiß, wer ihm die Rechnung stellt und wie er Sie erreichen kann.
- Fügen Sie den Auftraggeber hinzu: den Namen der zahlenden Person oder Firma sowie die Adresse, an der die Arbeit ausgeführt wurde.
- Laden Sie Ihr Logo hoch, falls Sie eines haben. Es wird in diesem Browser gespeichert und auf das Dokument gedruckt; dasselbe Logo erscheint auf jeder vom Generator erstellten Seite.
- Legen Sie die Rechnungsnummer fest, wählen Sie Ihre Währung aus und legen Sie das Ausstellungsdatum sowie das Fälligkeitsdatum fest. Das Fälligkeitsdatum macht aus einer Rechnung eine klare Aufforderung mit einer Frist.
- Listen Sie die Arbeitspositionen zeilenweise auf: eine kurze Beschreibung, die Menge, den Stückpreis, den Positionstyp und ob die Position steuerpflichtig ist. Die Art wird in einer eigenen Spalte ausgegeben, sodass das Dokument Arbeitsleistungen und Materialien voneinander trennt. Teilen Sie Arbeitsaufwand, Materialien, Versand und sonstige Posten in separate Zeilen auf und verwenden Sie die Art „Rabatt“ für Beträge, die Sie abziehen, damit der Kunde sehen kann, wofür er bezahlt.
- Fügen Sie gegebenenfalls die Mehrwertsteuer hinzu, überprüfen Sie den Gesamtbetrag, fügen Sie einen kurzen Vermerk mit Ihren Zahlungsbedingungen hinzu und drucken Sie das Dokument anschließend aus oder speichern Sie es als PDF.
Eine Service-Rechnung hat eine Aufgabe: dafür zu sorgen, dass Sie bezahlt werden, ohne dass ein Nachfassanruf erforderlich ist. Kunden verzögern die Zahlung, wenn etwas fehlt oder unklar ist; daher ist es das Ziel, jede Frage zu beantworten, bevor sie gestellt wird.
Wenn Sie in einer bestimmten Branche tätig sind, ändern sich die Details ein wenig. Ein Rasenpflegeteam rechnet pro Besuch ab, ein Reinigungsdienst oft mit einem Pauschalpreis pro Reinigung, ein Handwerker kombiniert Stundenlohn mit Materialkosten. Wir bieten branchenspezifische Versionen dieses Generators für Landschaftsbau, Reinigung, Handwerk, Hochdruckreinigung und Poolpflege mit Beispielzeilen an, die der üblichen Abrechnungspraxis dieser Tätigkeiten entsprechen.
- Ihr Firmenname und Ihre Kontaktdaten sowie Ihre Lizenznummer, falls Ihr Bundesland oder Ihre Branche dies für Unterlagen vorschreibt.
- Der Name des Kunden und die Adresse, an der die Arbeit ausgeführt wurde.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
- Das Datum, an dem die Arbeit ausgeführt wurde; dieses können Sie in die Zeilenbeschreibung oder in die Notizen eintragen, insbesondere bei wiederkehrenden oder mehrtägigen Aufträgen.
- Aufgeschlüsselte Positionen mit Mengen und Preisen, kein einziger Pauschalbetrag.
- Die Steuer wird in einer eigenen Zeile ausgewiesen und gilt nur für die Artikel, die an Ihrem Arbeitsort steuerpflichtig sind.
- Der Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsmöglichkeiten für den Kunden.
Rechnungsnummern müssen lediglich eindeutig und fortlaufend sein. Eine einfache Nummernfolge wie 1001, 1002, 1003 reicht für die meisten kleinen Unternehmen aus. Manche Inhaber fügen das Jahr hinzu, z. B. 2026-014, damit ältere Unterlagen leicht zu finden sind. Entscheiden Sie sich für ein Format und verwenden Sie eine Nummer niemals erneut, auch wenn eine Rechnung storniert wird. Ihre Unterlagen und Ihr Steuerberater werden es Ihnen bei der Steuererklärung danken.
Fälligkeitstermine geben dem Kunden an, wann Sie die Zahlung erwarten. Gängige Begriffe sind „fällig bei Erhalt“, „netto 7“, „netto 15“ und „netto 30“, wobei die Zahl die Anzahl der Tage nach dem Rechnungsdatum angibt. Hausbesitzer sind es gewohnt, schnell zu zahlen, daher sind „fällig bei Erhalt“ oder „netto 7“ bei Arbeiten im privaten Bereich üblich. Gewerbliche Kunden und Immobilienverwalter wickeln ihre Zahlungen oft mit „netto 30“ ab, und die Bitte um eine schnellere Zahlung wird ihren Prozess möglicherweise nicht ändern.
Vermerken Sie die Bedingungen in einfachen Worten im Feld „Anmerkungen“: wann die Zahlung fällig ist, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren und was bei Zahlungsverzug geschieht. Wenn Sie Verzugsgebühren erheben, geben Sie dies vor Arbeitsbeginn im Kostenvoranschlag oder in der Vereinbarung an und prüfen Sie die in Ihrem Bundesland geltenden Vorschriften zu Verzugsgebühren und Verzugszinsen, bevor Sie solche festlegen.
Ein Kostenvoranschlag erfolgt vor der Ausführung der Arbeiten. Er teilt dem Kunden mit, welche Kosten für den Auftrag voraussichtlich anfallen, damit dieser zustimmen kann. Eine Rechnung erfolgt nach der Ausführung der Arbeiten oder bei Erreichen eines vereinbarten Meilensteins und fordert die Zahlung eines Betrags, der nun fällig ist.
Verwenden Sie den Schalter „Rechnung“ und „Kostenvoranschlag“ oben im Tool, um die Dokumentart zu ändern. Die Zeilen bleiben unverändert, sodass Sie einen Auftrag anbieten, den Zuschlag erhalten und das gleiche Dokument nach Abschluss der Arbeiten in eine Rechnung umwandeln können. Bei einem Kostenvoranschlag wird das zweite Datum zum Gültigkeitsdatum, was Sie absichert, falls sich Materialpreise ändern oder Ihr Terminkalender voll wird.
Sollte der endgültige Auftrag vom Kostenvoranschlag abweichen, aktualisieren Sie die Zeilen, bevor Sie die Rechnung versenden. Fügen Sie die zusätzlichen Arbeiten als eigene Zeile mit einer klaren Beschreibung hinzu, damit die Änderung deutlich erkennbar ist, und vermerken Sie, dass der Kunde diese vor Ort genehmigt hat.
Bei den meisten Zahlungsverzögerungen geht es nicht um Geld. Sie sind auf Rechnungen zurückzuführen, die unklar, verspätet oder schwer umsetzbar sind. Das sind die Fehler, die es zu vermeiden gilt.
- Wartet auf die Rechnungsstellung. Je länger der Zeitraum zwischen dem Auftrag und der Rechnung ist, desto weniger dringend erscheint dies dem Kunden. Versenden Sie die Rechnung nach Möglichkeit noch am selben Tag.
- Eine Zeile mit dem Text „Erbrachte Leistungen“. Führen Sie die Leistungen auf, auch wenn nur kurz. Ein Kunde, der Arbeitsaufwand und Ersatzteile separat sehen kann, hinterfragt den Gesamtbetrag weniger leicht.
- Fehlende Zahlungsanweisungen. Wenn der Kunde Ihnen eine SMS schicken muss, um zu fragen, wie er bezahlen soll, haben Sie einen zusätzlichen Schritt und eine Verzögerung verursacht.
- Steuern auf alles oder auf nichts erheben. Die Umsatzsteuer auf Dienstleistungen variiert stark je nach Bundesland und Art der Leistung. Überprüfen Sie daher die Vorschriften an Ihrem Standort und kennzeichnen Sie jede Zeile als steuerpflichtig oder nicht steuerpflichtig.
- Es gibt keine Aufzeichnung darüber, was versendet wurde. Bewahren Sie eine Kopie jeder Rechnung auf und vermerken Sie, wann sie bezahlt wurde, damit Sie die noch ausstehenden Rechnungen nachverfolgen können.
- Unerwartete Kosten. Alles, was nicht im Kostenvoranschlag enthalten war, sollte vor der Ausführung besprochen werden und nicht erst auf der Rechnung entdeckt werden.
Dieser Generator ist für einmalige Dokumente konzipiert: ausfüllen, ausdrucken, fertig. Ihr Entwurf bleibt in diesem Browser und wird niemals an einen anderen Ort gesendet, sodass er nicht auf Ihr Smartphone oder einen anderen Computer gelangt. Speichern Sie die PDF-Datei, wenn Sie eine Kopie zum Aufbewahren benötigen.
Wenn Sie Ihre Unterlagen an einem Ort bündeln möchten, ist ToolBerry eine kostenlose Außendienst-App für iPhone, Android und das Web. Sie können Rechnungen und Kostenvoranschläge direkt von Ihrem Smartphone aus erstellen und versenden, Ihre Aufträge und Kunden im Blick behalten und eingehende Zahlungen erfassen, sodass Sie immer wissen, wer noch eine Zahlung aussteht. Die App funktioniert auch offline, sodass Sie eine Rechnung direkt vor Ort erstellen können, selbst wenn kein Empfang vorhanden ist.
