Kostenloser Rechnungsgenerator für die Klimatechnik

So erstellen Sie eine HVAC-Rechnung

Ein HVAC-Einsatz umfasst oft eine Diagnose, einige Ersatzteile und eine Kältemittelfüllung. Das Formular oben auf dieser Seite listet jeden Posten in einer eigenen Zeile auf, damit der Kunde die Rechnung nachvollziehen kann.

• 1. Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Gewerbelizenznummer ein, falls Ihr Bundesland dies in den Unterlagen verlangt.
• 2. Geben Sie den Namen des Kunden und die Serviceadresse an, an der die Anlage installiert ist.
• 3. Geben Sie die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum ein.
• 4. Laden Sie Ihr Logo hoch, falls Sie eines haben. Es wird in diesem Browser gespeichert und auf das Dokument gedruckt.
• 5. Fügen Sie die Diagnosegebühr hinzu, anschließend eine Arbeitszeile pro Reparatur oder Service.
• 6. Fügen Sie Teile und Kältemittel als Materialzeilen hinzu. Berechnen Sie das Kältemittel pro Pfund und geben Sie die Pfundzahl als Menge ein.
• 7. Legen Sie Ihren Steuersatz fest und markieren Sie nur die Zeilen, für die in Ihrem Bundesland Steuern anfallen.
• 8. Notieren Sie die Kältemittelsorte, die Messwerte und die Garantiebedingungen in den Notizen, überprüfen Sie die Vorschau und drucken Sie das Dokument anschließend aus oder speichern Sie es als PDF.

Was muss auf einer HLK-Rechnung stehen?

HLK-Rechnungen werden zur Servicehistorie der Anlage. Eine übersichtliche Darstellung hilft dem nächsten Techniker und sichert Sie ab, falls der Kunde in einer Woche erneut anruft.

• Die gewarteten Geräte: Kondensator, Lüftungsgerät, Heizkessel oder Wärmepumpe, mit Angabe von Marke und Modell, sofern bekannt.
• Technische Daten von Bauteilen, wie z. B. die Nennleistung eines Kondensators in MFD und Volt oder die Filtergröße und die MERV-Klasse.
• Kältemitteltyp und eingefüllte Menge in Pfund. R-410A, R-454B und R-32 werden unterschiedlich abgerechnet und behandelt; geben Sie daher bitte an, welches Kältemittel Sie verwendet haben.
• Was Sie festgestellt haben und was Sie empfehlen, z. B. eine Lecksuche oder eine Spulenreinigung, auch wenn der Kunde dies heute abgelehnt hat.
• Ihre Arbeitsgarantie und ein Hinweis darauf, dass für Ersatzteile die Herstellergarantie gilt.
• Das Servicedatum, die Zahlungsbedingungen und die von Ihnen akzeptierten Zahlungsarten.

Tipps zur Abrechnung und Preisgestaltung im Bereich Heizung, Lüftung und Klima (HVAC)

Viele HLK-Unternehmen berechnen eine pauschale Diagnosegebühr und erstellen anschließend einen Kostenvoranschlag für die Reparatur anhand einer Pauschalpreisliste. Einige rechnen die Diagnosegebühr auf die Reparaturkosten an, wenn der Kunde diese noch beim selben Besuch genehmigt. Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden: Formulieren Sie dies auf jeder Rechnung einheitlich.

Einsätze in der Hochsaison, die nachts, am Wochenende oder an Feiertagen stattfinden, werden in der Regel zu einem höheren Tarif abgerechnet. Teilen Sie dem Kunden den Tarif bei der Buchung mit und tragen Sie ihn in die Zeile „Arbeitskosten“ ein, damit die Rechnung mit den getroffenen Vereinbarungen übereinstimmt.

Die Preise für Kältemittel schwanken je nach Angebot, und der Preis für R-410A ist gestiegen, da die Branche bei neuen Anlagen zunehmend auf A2L-Kältemittel wie R-454B und R-32 umstellt. Überprüfen Sie regelmäßig den Preis pro Pfund, und wenn eine Anlage immer wieder Kältemittel verliert, empfehlen Sie eine Lecksuche, anstatt die Anlage erneut aufzufüllen.

Wartungsverträge, wie beispielsweise eine jährliche Frühjahrs-Kühlungs- und Herbst-Heizungswartung, gleichen die umsatzschwachen Monate aus. Stellen Sie den Vertrag auf einer separaten Rechnung in Rechnung und führen Sie etwaige Mitgliederrabatte als separate Position auf den Reparaturrechnungen aus, damit der Kunde den Mehrwert erkennt.

Umgang mit Kältemitteln und EPA 608

Gemäß Abschnitt 608 des Clean Air Act müssen Techniker, die Geräte warten oder entsorgen, die Kältemittel enthalten, EPA-zertifiziert sein, und das wissentliche Ablassen von Kältemittel ist verboten. Durch die Angabe der Kältemittelsorte und der hinzugefügten oder zurückgewonnenen Menge in Pfund auf der Rechnung lässt sich auf einfache Weise dokumentieren, welche Arbeiten Sie an jeder Adresse durchgeführt haben. Informieren Sie sich in den aktuellen EPA-Vorschriften darüber, was Sie je nach Größe Ihrer Anlage dokumentieren müssen.

Rechnung vs. Kostenvoranschlag im Bereich Heizung, Lüftung und Klimatechnik

Senden Sie vor dem Austausch eines Kompressors, der Installation einer neuen Anlage oder von Rohrleitungen einen Kostenvoranschlag, damit der Kunde die Ausrüstung und den Preis genehmigen kann. Senden Sie nach Abschluss der Arbeiten eine Rechnung, um die erbrachten Leistungen in Rechnung zu stellen. Verwenden Sie die Umschaltfunktion „Rechnung“ oder „Kostenvoranschlag“ oben auf der Seite, um mit demselben Formular entweder eine Rechnung oder einen Kostenvoranschlag zu erstellen.

Nachdem der Auftrag in Rechnung gestellt wurde

Dieser Generator eignet sich gut für eine einmalige Rechnung. Wenn Sie in der Hochsaison den ganzen Tag über Einsätze fahren, fasst die kostenlose ToolBerry-App Aufträge und Kunden an einem Ort zusammen, sodass Sie sehen können, was zuletzt an einer Adresse erledigt wurde. Erstellen Sie Kostenvoranschläge und Rechnungen auf Ihrem Smartphone und wandeln Sie einen angenommenen Kostenvoranschlag in einen Auftrag oder eine Rechnung um, ohne den Text erneut eingeben zu müssen.

Teilen Sie die PDF-Datei oder versenden Sie sie über Ihre eigene E-Mail-Adresse, erfassen Sie die Unterschrift des Kunden auf dem Gerät und verfolgen Sie, welche Rechnungen bezahlt, teilweise bezahlt oder überfällig sind. Die App funktioniert offline auf Dachböden und in Technikräumen und läuft auf iPhone, Android und im Web.