Kostenloser Rechnungsgenerator für Pool-Dienstleistungen

So erstellen Sie eine Rechnung für einen Pool-Service

Die Abrechnung von Pool-Dienstleistungen erfolgt in der Regel monatlich: derselbe Tarif für jeden Kunden, zuzüglich der in diesem Monat anfallenden Chemikalien und Reparaturen. Verwenden Sie das Formular oben auf dieser Seite, um eine solche Abrechnung zu erstellen.

• 1. Geben Sie Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten ein, anschließend den Namen des Kunden und die Adresse des Standorts.
• 2. Fügen Sie eine Rechnungsnummer hinzu und legen Sie das Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum fest. Geben Sie den Abrechnungszeitraum in der Beschreibung der ersten Zeile an, zum Beispiel „wöchentlicher Service für September“.
• 3. Fügen Sie Ihren Serviceplan als erste Zeile hinzu, zum Beispiel den wöchentlichen Service für den Monat.
• 4. Laden Sie Ihr Logo hoch, falls Sie eines haben. Es wird in diesem Browser gespeichert und auf das Dokument gedruckt.
• 5. Fügen Sie jede Chemikalie als Materialzeile mit der verwendeten Menge hinzu und kennzeichnen Sie sie als steuerpflichtig, falls sie in Ihrem Bundesland steuerpflichtig ist.
• 6. Fügen Sie zusätzliche Arbeiten wie Filterreinigung, Entkalkung der Salzzellen oder „Green-to-Clean“-Behandlungen als separate Arbeitszeilen hinzu.
• 7. Fügen Sie etwaige Ersatzteile als Materialien hinzu, geben Sie Ihren Steuersatz ein und überprüfen Sie die Summen in der Vorschau.
• 8. Tragen Sie Ihre Rechnungsbedingungen in die Notizen ein und nutzen Sie anschließend die Funktion „Drucken“ oder „Als PDF speichern“.

Was muss auf einer Rechnung für Pool-Service-Leistungen enthalten sein?

Die Poolbesitzer sehen Sie selten bei der Arbeit, da Sie oft kommen, wenn sie nicht zu Hause sind. Die Rechnung ist Ihr Nachweis für die erbrachte Leistung, gestalten Sie sie daher möglichst detailliert.

• Servicehäufigkeit und Anzahl der Besuche: „Wöchentlicher Service, 4 Besuche“ zeigt genau, was im monatlichen Preis enthalten ist.
• Verwendete Chemikalien mit Mengenangaben, wie z. B. Chlortabletten, flüssiges Chlor, Säure, Stabilisator oder Salz.
• Wasserwerte, sofern Sie diese erfassen, wie z. B. Chlorgehalt, pH-Wert und Alkalität, entweder in den Notizen oder in einem separaten Serviceprotokoll, das Sie mitschicken.
• Neben routinemäßigen Wartungsarbeiten aufgeführte Arbeiten an Geräten: Filterreinigung, Entkalkung der Salzzelle, Reparaturen an Pumpe und Heizung.
• Erwähnen Sie bei Ersatzteilen den Teilenamen, damit der Kunde weiß, was ausgetauscht wurde, und dies mit den Garantieunterlagen abgleichen kann.
• Der Abrechnungszeitraum, das Fälligkeitsdatum und die gewünschte Zahlungsweise, einschließlich aller von Ihnen angebotenen Optionen für wiederkehrende Zahlungen.

Tipps zur Abrechnung und Preisgestaltung von Pool-Dienstleistungen

Die wiederkehrende Abrechnung ist das Rückgrat einer Pool-Route. Die meisten Unternehmen berechnen für wöchentliche Serviceleistungen eine monatliche Pauschale und stellen die Rechnung jeden Monat am selben Tag aus. Wählen Sie einen Abrechnungstag aus, halten Sie sich daran, und Ihr Cashflow lässt sich viel leichter vorhersagen.

Entscheiden Sie im Voraus, ob Chemikalien im Monatspreis enthalten sind oder separat abgerechnet werden. Ihre Einbeziehung vereinfacht die Abrechnung, setzt Sie jedoch Preisschwankungen und Pools mit hohem Verbrauch aus. Eine separate Abrechnung ist bei Pools mit hohem Bedarf fairer, allerdings muss auf der Rechnung ersichtlich sein, was Sie verbraucht haben.

Reparaturen erfordern eine eigene Genehmigung. Bevor Sie einen Pumpenmotor oder eine Salzzelle austauschen, senden Sie einen Kostenvoranschlag und warten Sie auf die Zustimmung. Kleinere Teile wie O-Ringe und Dichtungen können unter ein festes Limit fallen, das Sie mit jedem Kunden vereinbaren, sodass Sie nicht wegen jedes kleinen Teils anrufen müssen.

Planen Sie saisonal. In vielen Regionen benötigen Schwimmbäder im Sommer mehr Chemikalien und eine häufigere Reinigung, während einige Kunden den Service im Winter unterbrechen oder auf alle zwei Wochen reduzieren. Berücksichtigen Sie dies bei der Preisgestaltung Ihrer Tarife und stellen Sie die Inbetriebnahme, Stilllegung und die Wiederherstellung eines „grünen“ Pools als separate Einmalgebühren in Rechnung, anstatt sie in den monatlichen Tarif einzubeziehen. So bleibt der wiederkehrende Betrag auf jeder Rechnung konstant und leicht zu erkennen.

Erläutern Sie in den Hinweisen Ihre Verspätungsgebühr und Ihre Richtlinien bezüglich ausbleibender Dienstleistungen bei unbezahlten Rechnungen. Eine klare Regel, die für alle gleichermaßen gilt, lässt sich leichter durchsetzen als eine Einzelfallentscheidung mitten im Sommer.

Rechnung für Pool-Service vs. Kostenvoranschlag

Ihre monatliche Abrechnung ist eine Rechnung: Sie umfasst bereits erbrachte Leistungen. Verwenden Sie einen Kostenvoranschlag für alles, was der Kunde zuerst genehmigen muss, wie z. B. eine neue Pumpe, einen Filterwechsel oder eine Säurewäsche. Sobald die Reparatur abgeschlossen ist, senden Sie die Rechnung. Mit der Umschaltfunktion „Rechnung“ oder „Kostenvoranschlag“ oben auf der Seite können Sie beides erstellen.

Abrechnung einer Route, Monat für Monat

Für wenige Aufträge reicht ein Browser-Generator aus. Sobald Ihr Einsatzgebiet wächst, spart Ihnen die kostenlose ToolBerry-App Zeit. Sie können Rechnungen und Kostenvoranschläge von Ihrem Smartphone aus zwischen den Einsätzen erstellen und versenden sowie jede Zahlung sofort nach Eingang erfassen.

ToolBerry führt eine Liste Ihrer Kunden und Aufträge, sodass Sie sehen können, was Sie an jedem Standort erledigt haben und wer mit der Zahlung im Rückstand ist. Die App funktioniert offline auch in Hinterhöfen ohne Empfang und ist für iPhone, Android und im Web verfügbar.