Generatore gratuito di fatture per aziende di servizi

Come emettere una fattura in cinque passaggi

Il generatore qui sopra segue lo stesso ordine in cui un cliente legge una fattura, dall’alto verso il basso. Basta completarlo una volta per ottenere un documento che è possibile stampare, allegare a un’e-mail o consegnare direttamente al cliente.

• Aggiungi i dati della tua azienda: ragione sociale, numero di telefono, e-mail e indirizzo, in modo che il cliente sappia esattamente chi gli invia la fattura e come contattarti.
• Aggiungere il cliente: il nome della persona o dell’azienda che effettua il pagamento e l’indirizzo in cui è stato eseguito il lavoro.
• Carica il tuo logo, se ne hai uno. Verrà memorizzato in questo browser e stampato sul documento; lo stesso logo apparirà su ogni pagina generata.
• Imposta il numero della fattura, seleziona la valuta e imposta la data di emissione e la data di scadenza. È proprio la data di scadenza a trasformare una fattura in una richiesta chiara con una scadenza precisa.
• Elencare le voci di lavoro riga per riga: una breve descrizione, la quantità, il prezzo unitario, il tipo di riga e se la riga è soggetta a imposta. Il tipo viene visualizzato in una colonna a sé stante, in modo che il documento separi la manodopera dai materiali. Suddividere manodopera, materiali, spedizione e qualsiasi altra voce in righe separate e utilizzare il tipo "Sconto" per gli importi detratti, in modo che il cliente possa vedere chiaramente cosa sta pagando.
• Aggiungere l’IVA se applicabile, controllare il totale, aggiungere una breve nota con le condizioni di pagamento, quindi stampare o salvare come PDF.

Cosa deve contenere ogni fattura di servizio

Una fattura di servizio ha un unico obiettivo: farti ricevere il pagamento senza bisogno di una telefonata di sollecito. I clienti ritardano il pagamento quando manca qualcosa o c’è qualcosa di poco chiaro, quindi l’obiettivo è rispondere a ogni domanda prima ancora che venga posta.

Se lavori in un settore specifico, i dettagli cambiano leggermente. Una squadra di giardinieri fattura per visita, un addetto alle pulizie spesso applica una tariffa fissa per ogni intervento, mentre un tuttofare combina la manodopera oraria con il costo dei ricambi. Disponiamo di versioni di questo generatore specifiche per i settori del giardinaggio, delle pulizie, dei lavori di manutenzione, del lavaggio a pressione e della manutenzione delle piscine, con esempi di frasi che rispecchiano le modalità di fatturazione tipiche di tali attività.

• La ragione sociale e i dati di contatto della vostra azienda, nonché il numero di licenza qualora lo Stato o il settore di attività lo richiedano nei documenti ufficiali.
• Il nome del cliente e l’indirizzo in cui è stato eseguito l’intervento.
• Un numero di fattura univoco e la data di emissione.
• La data in cui è stato eseguito il lavoro, che è possibile inserire nella descrizione della riga o nelle note, in particolare per gli interventi ricorrenti o che si protraggono per più giorni.
• Righe dettagliate con quantità e prezzi, non un unico importo forfettario.
• L'imposta è indicata su una riga a parte e si applica solo alle voci soggette a imposta nella propria area di lavoro.
• L'importo totale da pagare, la data di scadenza e le modalità di pagamento a disposizione del cliente.

Numeri di fattura, date di scadenza e termini di pagamento

I numeri delle fatture devono solo essere univoci e in ordine. Una semplice sequenza come 1001, 1002, 1003 va bene per la maggior parte delle piccole imprese. Alcuni titolari aggiungono l’anno, ad esempio 2026-014, in modo che sia facile ritrovare i documenti più vecchi. Scegliete un unico formato e non riutilizzate mai un numero, anche se una fattura viene annullata. I vostri registri e il vostro commercialista ve ne saranno grati al momento della dichiarazione dei redditi.

Le scadenze indicano al cliente quando ci si aspetta il pagamento. I termini più comuni sono “pagamento alla ricezione”, “netto a 7”, “netto a 15” e “netto a 30”, dove il numero indica i giorni successivi alla data della fattura. I proprietari di immobili sono abituati a pagare rapidamente, quindi "pagamento alla ricezione" o "netto 7" è la norma per i lavori residenziali. I clienti commerciali e gli amministratori di immobili spesso gestiscono i propri pagamenti con termine "netto 30", e richiedere un pagamento più rapido potrebbe non modificare le loro procedure.

Scrivi le condizioni in parole semplici nel campo delle note: quando è previsto il pagamento, quali metodi di pagamento accetti e cosa succede in caso di ritardo. Se applichi una penale per il ritardo, indicacelo prima dell’inizio dei lavori, sul preventivo o sul contratto, e verifica le norme vigenti nel tuo Stato in materia di penali e interessi di mora prima di applicarne una.

Fattura o preventivo: quale inviare

Un preventivo viene redatto prima dell’esecuzione del lavoro. Indica al cliente il costo previsto per l’intervento, in modo che possa accettare. Una fattura viene emessa dopo l’esecuzione del lavoro, oppure al raggiungimento di una tappa concordata, e richiede il pagamento di un importo ormai dovuto.

Utilizzare il pulsante "Fattura e Preventivo" nella parte superiore dello strumento per cambiare il tipo di documento. Le righe rimangono le stesse, quindi è possibile preparare un preventivo per un intervento, aggiudicarselo e poi convertire lo stesso documento in fattura una volta completato il lavoro. In un preventivo, la seconda data diventa la data di scadenza, il che ti tutela in caso di variazioni dei prezzi dei materiali o di esaurimento della tua disponibilità.

Se l’intervento finale differisce dal preventivo, aggiornare le voci prima di inviare la fattura. Aggiungere il lavoro extra in una riga a sé stante con una descrizione chiara, in modo che la modifica sia evidente, e specificare che il cliente l’ha approvata in loco.

Errori comuni nella fatturazione che rallentano i pagamenti

La maggior parte dei ritardi nei pagamenti non è una questione di soldi. Deriva da fatture vaghe, in ritardo o difficili da gestire. Questi sono gli errori che vale la pena evitare.

• In attesa di fatturazione. Più lungo è l’intervallo tra l’intervento e la fattura, meno urgente risulta al cliente. Se possibile, inviarla lo stesso giorno.
• Una riga che reciti “Servizi prestati”. Elencare le voci, anche brevemente. Un cliente che può vedere separatamente la manodopera e i ricambi è meno propenso a contestare l’importo totale.
• Mancano le istruzioni di pagamento. Se il cliente deve inviarti un SMS per chiederti come pagare, hai aggiunto un passaggio e un ritardo.
• Applicare l’imposta su tutto oppure su nulla. L’imposta sulle vendite per i servizi varia notevolmente a seconda dello Stato e del tipo di lavoro, quindi verificare le norme vigenti nella propria zona operativa e contrassegnare ogni riga come soggetta o non soggetta a imposta.
• Non c’è traccia di ciò che è stato inviato. Conserva una copia di ogni fattura e annota quando è stata pagata, in modo da poter dare seguito a quelle non pagate.
• Costi a sorpresa. Qualsiasi voce non presente nel preventivo dovrebbe essere discussa prima di procedere, non scoperta solo sulla fattura.

Conserva i documenti cartacei dopo averli stampati

Questo generatore è pensato per documenti una tantum: compila, stampa e il gioco è fatto. La tua bozza rimane in questo browser e non viene mai inviata da nessuna parte, quindi non ti seguirà sul tuo telefono o su un altro computer. Salva il PDF se hai bisogno di una copia da conservare.

Se vuoi tenere tutta la tua documentazione in un unico posto, ToolBerry è un’app gratuita per l’assistenza sul campo disponibile per iPhone, Android e sul web. Puoi creare e inviare fatture e preventivi dal tuo telefono, tenere traccia dei tuoi lavori e dei tuoi clienti e registrare i pagamenti man mano che arrivano, così saprai sempre chi ti deve ancora dei soldi. Funziona anche offline, quindi puoi redigere una fattura direttamente sul luogo di lavoro anche senza segnale.