Gerador gratuito de faturas para empresas de serviços

Como emitir uma fatura em cinco passos

O gerador acima segue a mesma ordem em que um cliente lê uma fatura, de cima para baixo. Basta percorrê-lo uma vez e terá um documento que pode imprimir, anexar a um e-mail ou entregar à porta.

• Adicione os dados da sua empresa: nome da empresa, telefone, e-mail e morada, para que o cliente saiba exatamente quem lhe está a cobrar e como pode contactá-lo.
• Adicione o cliente: o nome da pessoa ou empresa que paga e a morada onde o trabalho foi realizado.
• Carregue o seu logótipo, se tiver um. Este fica guardado neste navegador e é impresso no documento, aparecendo o mesmo logótipo em todas as páginas geradas.
• Defina o número da fatura, escolha a moeda e defina a data de emissão e a data de vencimento. A data de vencimento é o que transforma uma fatura numa solicitação clara com um prazo a cumprir.
• Enumere o trabalho linha a linha: uma descrição breve, a quantidade, o preço unitário, o tipo de linha e se a linha está sujeita a imposto. O tipo aparece numa coluna separada, pelo que o documento distingue o trabalho dos materiais. Separe a mão-de-obra, os materiais, os portes de envio e quaisquer outros itens em linhas separadas, e utilize o tipo «Desconto» para os montantes que está a deduzir, para que o cliente possa ver o que está a pagar.
• Adicione o imposto, se aplicável, verifique o total, adicione uma nota breve com as suas condições de pagamento e, em seguida, imprima ou guarde como PDF.

O que toda a fatura de serviço precisa de ter

Uma fatura de serviço tem um único objetivo: garantir que receba o pagamento sem necessidade de uma chamada de acompanhamento. Os clientes atrasam o pagamento quando falta alguma informação ou algo não está claro; por isso, o objetivo é responder a todas as perguntas antes mesmo de as fazerem.

Se trabalhar num ramo específico, os detalhes variam ligeiramente. Uma equipa de jardinagem fatura por visita, um profissional de limpeza fatura frequentemente uma tarifa fixa por serviço de limpeza, enquanto um faz-tudo combina mão-de-obra por hora com peças. Temos versões específicas deste gerador para jardinagem, limpeza, serviços de faz-tudo, lavagem a pressão e manutenção de piscinas, com exemplos de frases que correspondem à forma como esses serviços são normalmente faturados.

• O nome da sua empresa e os dados de contacto, bem como o número da sua licença, caso o seu estado ou setor o exija na documentação.
• O nome do cliente e a morada onde o trabalho foi realizado.
• Um número de fatura único e a data em que a emitiu.
• A data em que o trabalho foi realizado, que pode ser indicada na descrição da linha ou nas notas, especialmente no caso de trabalhos recorrentes ou com duração de vários dias.
• Linhas detalhadas com quantidades e preços, e não um valor único global.
• O imposto é apresentado numa linha separada, aplicado apenas aos itens que são tributáveis na região onde trabalha.
• O valor total a pagar, a data de vencimento e as formas de pagamento disponíveis para o cliente.

Números de fatura, datas de vencimento e condições de pagamento

Os números de fatura só precisam de ser únicos e estar em ordem. Uma sequência simples como 1001, 1002, 1003 funciona para a maioria das pequenas empresas. Alguns proprietários acrescentam o ano, como 2026-014, para que a documentação mais antiga seja fácil de localizar. Escolha um formato e nunca reutilize um número, mesmo que uma fatura seja cancelada. Os seus registos e o seu contabilista vão agradecer-lhe na altura de declarar os impostos.

As datas de vencimento indicam ao cliente quando se espera receber o pagamento. Termos comuns são «vencimento à receção», «7 dias», «15 dias» e «30 dias», em que o número corresponde aos dias após a data da fatura. Os proprietários de habitações estão habituados a pagar rapidamente, pelo que «pagamento à receção» ou «net 7» é normal para trabalhos residenciais. Os clientes comerciais e os gestores imobiliários costumam gerir as suas contas a pagar com «net 30», e solicitar um pagamento mais rápido pode não alterar o seu processo.

Escreva os seus termos em linguagem simples no campo de notas: quando o pagamento vence, quais os métodos de pagamento que aceita e o que acontece em caso de atraso. Se cobrar uma taxa de mora, indique-o antes do início do trabalho, no orçamento ou no contrato, e verifique a regulamentação do seu estado relativa a taxas de mora e juros antes de a aplicar.

Fatura vs. orçamento: qual enviar

Um orçamento é apresentado antes do trabalho. Indica ao cliente qual o custo previsto para o trabalho, para que este possa dar o seu aval. Uma fatura é emitida após o trabalho, ou numa fase acordada, e solicita o pagamento de um montante que agora se encontra em dívida.

Utilize o botão «Fatura e Orçamento» na parte superior da ferramenta para alterar o tipo de documento. As linhas permanecem as mesmas, pelo que pode apresentar um orçamento para um trabalho, ganhar o trabalho e, depois, converter o mesmo documento numa fatura assim que o trabalho estiver concluído. Num orçamento, a segunda data passa a ser a data de validade, o que o protege caso os preços dos materiais variem ou a sua agenda fique preenchida.

Se o trabalho final diferir do orçamento, atualize as linhas antes de enviar a fatura. Adicione o trabalho adicional numa linha separada com uma descrição clara, para que a alteração seja evidente, e mencione que o cliente a aprovou no local.

Erros comuns na faturação que atrasam o pagamento

A maioria dos atrasos nos pagamentos não tem a ver com dinheiro. Resultam de faturas vagas, atrasadas ou difíceis de processar. Estes são os erros que vale a pena evitar.

• À espera de faturação. Quanto maior for o intervalo entre o trabalho e a fatura, menos urgente parecerá ao cliente. Envie-a no mesmo dia, se possível.
• Uma linha que diga «Serviços prestados». Especifique os detalhes, mesmo que brevemente. Um cliente que consiga ver a mão-de-obra e as peças separadamente é menos propenso a questionar o total.
• Faltam instruções de pagamento. Se o cliente tiver de lhe enviar uma mensagem a perguntar como pagar, está a adicionar um passo e um atraso.
• Cobrar imposto sobre tudo ou sobre nada. O imposto sobre vendas de serviços varia muito consoante o estado e o tipo de trabalho, por isso confirme as regras do local onde opera e indique se cada linha está sujeita a imposto ou não.
• Não há registo do que foi enviado. Guarde uma cópia de todas as faturas e anote quando foram pagas, para que possa acompanhar as que ainda não foram pagas.
• Custos inesperados. Qualquer coisa que não constasse do orçamento deve ser discutida antes de ser realizada, e não descoberta na fatura.

Guarde a sua documentação depois de a imprimir

Este gerador foi concebido para documentos pontuais: preencha-o, imprima-o e está feito. O seu rascunho permanece neste navegador e nunca é enviado para lado nenhum, pelo que não o seguirá para o seu telemóvel nem para outro computador. Guarde o PDF se precisar de uma cópia para guardar.

Quando quiser manter toda a sua documentação num único local, o ToolBerry é uma aplicação gratuita de serviços de campo para iPhone, Android e a Web. Pode criar e enviar faturas e orçamentos a partir do seu telemóvel, acompanhar os seus trabalhos e clientes e registar os pagamentos à medida que são recebidos, para que saiba sempre quem ainda lhe deve dinheiro. Também funciona offline, pelo que pode emitir uma fatura no local de trabalho, mesmo sem rede.